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Buchführen-lernen - Arten der Privatentnahmen

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Buchführen-lernen

Arten der Privatentnahmen

Privatentnahmen liegen vor, wenn der Unternehmer Wirtschaftsgüter in Form von:

  • Geld
  • Waren und Erzeugnissen
  • Nutzungen und Leistungen

für sich, für seinen Haushalt oder für andere betriebsfremde Zwecke entnimmt.

Geldentnahmen

Geldentnahmen sind sehr einfach zu buchen. Sie verursachen lediglich Minderungen in der Kasse oder bei der Bank. Für die Entnahme sollte immer ein Eigenbeleg ausgestellt werden.

Beispiel

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Beispiel 1

Frau Anke Hübsch (Schreibwarenladen) entnimmt am 15.09.2015 aus der Ladenkasse 50 € für private Einkäufe. Sie erstellt für den Geschäftsvorfall einen Eigenbeleg.

15.09.2015 Barbeleg

SollkontoHabenkonto
Privatentnahme50,00Kasse50,00

Beispiel

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Beispiel 2

Der Beitrag für die private Krankenversicherung von Frau Anke Hübsch (Schreibwarenladen) wird am 01.10.2015 in Höhe von 420,00 € vom betrieblichen Bankkonto abgebucht.

01.10.2015 Bankabbuchung

SollkontoHabenkonto
Privatentnahme420,00Bank420,00

Entnahme von Waren und Erzeugnissen

Bei den Entnahmen von Waren und Erzeugnissen (in einem Wort „Sachentnahmen) liegen grundsätzlich sog. unentgeltliche Wertabgaben vor, die nach dem Umsatzsteuerrecht steuerbar sind und auf dem gesonderte Konto „Unentgeltliche Wertabgaben“ im Soll gebucht werden. Handelt es sich bei dem privat entnommenen Gegenstand um einen, der beim Kauf zum Vorsteuerabzug berechtigt hat, ist die Sachentnahme umsatzsteuerpflichtig. Der Nettowert der Sachentnahme wird auf einem Erlöskonto gebucht und führt dadurch zu einer Gewinnerhöhung.

Um die Problematik nachvollziehen zu können, sehen Sie sich folgendes Beispiel an:

Beispiel

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Frau Anke Hübsch (Schreibwarenladen) erhält am 03.09.2015 von ihrem Lieferanten 500 Schulhefte für 150,00 €, zzgl. 19% USt. (28,50 €), brutto 178,50. Eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung liegt der Lieferung bei.

Bei dem Geschäftsvorfall handelt es sich um Wareneinkauf (Aufwand, gewinnmindernd!) mit Vorsteuerabzug (Minderung der Zahllast im Rahmen der USt-Voranmeldung!), der wie folgt gebucht wird:

03.09.2015 Eingangsrechnung

SollkontoHabenkonto
Wareneingang150,00Verbindlichkeiten LuL178,50
Vorsteuer 19%28,50

Würde Frau Hübsch die gesamte Lieferung an ihre Kunden für z.B. 720 € netto, zzgl. 19% USt. (136,80 €), gesamt 856,80 € verkaufen, würde die Verkaufsbuchung so aussehen:

Ertragsbuchung

SollkontoHabenkonto
Forderungen LuL856,80Erlöse Warenverkauf720,00
Umsatzsteuer 19%136,80

Unterm Strich ergäbe sich aus dem Vorgang (beide Buchungen) ein Nettogewinn in Höhe von 570 € (720,00 € - 150,00 €) und eine USt-Zahllast in Höhe von 108,30 € (136,80 € - 28,50 €).

Jetzt wird unterstellt, dass Frau Hübsch nur einen Teil der Ware verkauft und den Rest für private Zwecke entnimmt (für alle Kinder in der Familie). Logischerweise zahlt sie an sich selbst nichts für diese Entnahme.

Steuerrechtlich muss in einem solchen Fall die Unternehmerin in die Rolle des Kunden schlüpfen und den Vorgang ähnlich einem Verkauf buchen: mit Ertrag (gewinnmehrend!) und mit Umsatzsteuer (USt-Zahllast mehrend!). Sie muss mit der Entnahmebuchung einen Ausgleich für den letztendlich zu hoch gebuchten Aufwand und für den zu hohen Vorsteuerabzug schaffen.

Für die Buchung derartiger Entnahmen steht Ihnen in diesem Kurs ein spezielles Konto aus dem Bereich der Einnahmen „Entnahmen Waren (privat)“ zur Verfügung.

Das größte Problem bei der Buchung von Sachentnahmen stellt ihre Bewertung dar.Bei gekauften Waren wird die Entnahme grundsätzlich mit dem Einkaufspreis bewertet. Hat sich der Warenpreis zwischen dem Zeitpunkt der Anschaffung und der Entnahme verändert, wird die Entnahme mit dem Wiederbeschaffungspreis (Marktwert der Ware zum Zeitpunkt der Entnahme) bewertet.

Falls die Ware beim Kauf zum Vorsteuerabzug geführt hat, muss die Entnahme dem gleichen Umsatzsteuerasatz unterworfen werden.

Beispiel

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Beispiel (Fortsetzung)

Frau Hübsch hat von der am 03.09.2015 gekauften Waren 80 Hefte privat entnommen.

Die Entnahme fand am 05.09.2015 statt. Der Wiederbeschaffungspreis der Hefte an dem Tag war identisch mit dem Einkaufspreis. Frau Hübsch erstellt für den Entnahmevorgang einen Eigenbeleg.

Lösung:
Die Entnahme wird mit dem Einkaufspreis bewertet und beträgt 24,00 € netto, zzgl. 19 % USt. (4,56 €), gesamt 28,56 €

05.09.2015 Sachentnahme mit Eigenbeleg

SollkontoHabenkonto
Unentgeltliche Wertabgabe28,56Entnahme Waren (privat)24,00
Umsatzsteuer 19%4,56

Bei den selbst hergestellten Waren wird die Entnahme mit den Her­stellungskosten bewertet. Da die Ermittlung der Herstellungskosten in der Praxis bestimmter Branchen relativ schwierig ist, ist es erlaubt, die von der Finanzverwaltung festgelegten Pauschbeträge zu verwenden.

Die Pauschbeträge werden jedes Jahr neu festgelegt und auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums un­ter www.bundesfinanzministerium.de veröffentlicht.

Je nach Höhe der Pauschbeträge werden diese entweder am Jahresende auf einmal oder monatlich mit je 1/12 des Jahreswertes gebucht (Stand 2015).

image
Die Pauschbeträge sind Jahreswerte für eine Person. Für Kinder vom 2. bis zum vollendeten 12. Lebensjahr ist die Hälfte des jeweiligen Wertes anzusetzen. Tabakwaren sind in den Pauschbeträgen nicht enthalten. Soweit diese entnommen werden, sind die Pauschbeträge entsprechend zu erhöhen (Schätzung).

Beispiel

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Der Getränkeeinzelhändler Anton Müller entnimmt Waren aus seinem Sortiment und bucht die Entnahmen unter Anwendung amtlich festgelegter Pauschbeträge zum Jahresende. Er ist verheiratet und hat ein 10-jähriges Kind.

Ermittlung des Entnahmebetrages zum vollen Steuersatz:

Entnahmen zum vollen Steuersatz
2 Erwachsene2 x 295 €= 590,00 €
Kind unter 12 Jahren½ von 295 €= 147,50 €
Summe netto 737,50 €
+19 % USt. 140,13 €
Summe brutto 877,63 €

31.12.2015 Sachentnahme zum vollen Steuersatz

SollkontoHabenkonto
Unentgeltliche Wertabgabe77,63737,50
Umsatzsteuer 19%140,13

Ermittlung des Entnahmebetrages zum ermäßigten Steuersatz:

Entnahmen zum ermäßigten Steuersatz
2 Erwachsene2 x 94 €= 188,00 €
Kind unter 12 Jahren½ von 94 €= 47,00 €
Summe netto 235,00 €
+7 % USt. 16,45 €
Summe brutto 251,45 €
31.12.2015 Sachentnahme zum ermäßigten Steuersatz
SollkontoHabenkonto
Unentgeltliche Wertabgabe251,45Entnahmen Waren (privat)235,00
Umsatzsteuer 7%16,45

Nutzungen und Leistungen

Eine der häufigsten Formen von Nutzungsentnahmen ist die private Nutzung eines betrieblichen Pkw. Ähnlich wie im Fall der Warenentnahme haben Sie hier es mit einer teilweise umsatzsteuerpflichtigen unentgeltlichen Wertabgabe zu tun.

Der betriebliche Pkw verursacht lfd. Kosten (teilweise mit Vorsteuer), die in der Buchhaltung als Betriebsausgaben (Gewinn- und USt-Zahllast mindernd!) gebucht werden. Sobald der Pkw gemischt genutzt wird, dürfen diese Kosten nicht in voller Höhe den betrieblichen Gewinn und die USt-Zahllast schmälern. Es ist eine Ertragsbuchung notwendig, die den privaten Anteil an Kosten und Vorsteuer wieder ausgleicht.

Für die ausgleichende Ertragsbuchung steht Ihnen im Kontenplan das Konto „Verwendung Gegenstände (privat)“ zur Verfügung.

Problematisch stellt sich dabei immer die Bewertung des privaten Anteils dar. Dafür sieht der Gesetzgeber zwei Möglichkeiten vor:

  • private Nutzung des betrieblichen Pkw lt. Fahrtenbuch oder
  • pauschal mit sog. 1 %-Regelung

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist aus zwei Gründen schwierig:

  • es erfordert sehr viel Selbstdisziplin und
  • seitens der Finanzverwaltung gibt es für die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs strenge Auflagen. Der kleinste Verstoß gegen diese Auflagen kann bei einer Betriebsprüfung zum Verwerfen des kompletten Fahrtenbuchs führen.

Nachfolgend wird nur die 1%-Regelung erläutert.

1%-Regelung bei der Bewertung der privaten Nutzung Pkw

Der Wert der privaten Nutzung wird wie folgt ermittelt:

  • rein private Fahrten - 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges vom Tag der Erstzulassung inkl. Sonderausstattung pro Monat
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Fahrten W-A) – 0,03% des Bruttolistenpreises x einfache Entfernung pro Monat, alternativ möglich
  • Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten W-A mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer x tatsächliche Anzahl der Fahrten

Merke

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Der Bruttolistenpreis beinhaltet die Umsatzsteuer und wird auf volle 100 € abgerundet. Auch bei einem Gebrauchtfahrzeug gilt immer der Fahrzeugneupreis und nicht der gezahlte Kaufpreis.

Für die nicht mit Vorsteuer belasteten lfd. Kosten (Kfz-Steuer, Versicherungen) dürfen Sie bei der Ermittlung der umsatzsteuerrechtlichen Bemessungsgrundlage einen pauschalen 20 %-Abzug vornehmen.

Auf den Anteil der privaten Nutzung, der auf die Fahrten W-A entfällt, müssen Sie keine Umsatzsteuer berechnen.

Im Rahmen der Einkommensteuererklärung dürfen Sie die Fahrten W-A als Werbungskosten (0,30 € x einfache Entfernung W-A x Anzahl der Arbeitstage im Jahr) geltend machen. Was die Anzahl der Arbeitstage pro Monat angeht, wird hier pauschal von 15 Tagen pro Monat ausgegangen. Werbungskosten stellen zwar keine Betriebsausgaben dar und müssen in der betrieblichen Buchführung eines bilanzierenden Einzelunternehmers nicht erfasst werden. Sollt es doch der Fall sein, steht Ihnen dafür im Kontenplan ein weiteres Konto „Fahrten W-A“ zur Verfügung.

Beispiel

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Beispiel (Buchung monatlich)

Frau Anke Hübsch (Schreibwarenladen) pauschaliert den privaten Nutzungsanteil des Pkw nach der 1 % Regelung. Die einfache Entfernung zwischen ihrer Wohnung und dem Büro beträgt 28 km.
Frau Hübsch bucht die private Nutzung monatlich.

Bruttolistenpreis des Fahrzeugs24.008,00 €
abgerundet auf 100 €24.000,00 €
davon 1 %240,00 €
abzgl. 20 % Abschlag für Kosten ohne VSt.– 48,00 €
Bemessungsgrundlage für die USt. für 1 Jahr192,00 €
+ 19 % USt.+ 36,48 €
Brutto228,48 €

Fahrten W-A = 24.000 € x 0,03 % x 28 km = 201,60 €.
Fahrten W-A als Werbungskosten = 0,30 € x 28 km x 15 Tage = 126,00 €
Private Nutzung Pkw 1% – Anteil ohne Umsatzsteuer

31.12.2015 Ertragsbuchung

SollkontoHabenkonto
Unentgeltliche Wertabgaben48,00Verwendung Gegenstände (privat)48,00

Private Nutzung Pkw 1% – Anteil mit Umsatzsteuer

31.12.2015 Ertragsbuchung

SollkontoHabenkonto
Unentgeltliche Wertabgaben228,48Verwendung Gegenstände (privat)192,00
Umsatzsteuer 19%36,48

Private Nutzung Pkw – Anteil Fahrten W-A ohne Umsatzsteuer

31.12.2015 Ertragsbuchung

SollkontoHabenkonto
Unentgeltliche Wertabgaben201,60Verwendung Kfz (W-A)201,60

Private Nutzung Pkw – Fahrten W-A als Werbungskosten

31.12.2013 Aufwandsbuchung

SollkontoHabenkonto
Fahrten W-A126,00Unentgeltliche Wertabgaben126,00

Beispiel

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Beispiel (Buchung 1x jährlich)

Frau Anke Hübsch (Schreibwarenladen) pauschaliert den privaten Nutzungsanteil des Pkw nach der 1 % Regelung. Die einfache Entfernung zwischen ihrer Wohnung und dem Büro beträgt 28 km.

Frau Hübsch bucht die private Nutzung erst am Jahresende für 12 Monate.

Bruttolistenpreis des Fahrzeugs24.008,00 €
abgerundet auf 100 €24.000,00 €
davon 1 %240,00 €
x 12 Monate2.880,00 €
abzgl. 20 % Abschlag für Kosten ohne VSt.– 576,00 €
Bemessungsgrundlage für die USt. für 1 Jahr 2.304,00 €
+ 19 % USt.+ 437,76 €
Brutto2.741,76 €

Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte = 24.000 € x 0,03 % x 28 km x 12 Monate = 2.419,20 €
Fahrten W-A als Werbungskosten = 0,30 € x 28 km x 15 Tage x 12 Monate = 1.512,00 €

Private Nutzung Pkw 1% – Anteil ohne Umsatzsteuer

31.12.2015 Ertragsbuchung

SollkontoHabenkonto
Unentgeltliche Wertabgaben576,00Verwendung Gegenstände (privat)576,00

Private Nutzung Pkw 1% – Anteil mit Umsatzsteuer

31.12.2015 Ertragsbuchung

SollkontoHabenkonto
Unentgeltliche Wertabgaben2.741,76Verwendung Gegenstände (privat)2.304,00
Umsatzsteuer 19%437,76

Private Nutzung Pkw – Anteil Fahrten W-A ohne Umsatzsteuer

31.12.2015 Ertragsbuchung

SollkontoHabenkonto
Unentgeltliche Wertabgaben2.419,20Verwendung Kfz (W-A)2.419,20

Private Nutzung Pkw – Fahrten W-A als Werbungskosten

31.12.2015 (keine Betriebsausgabe)

SollkontoHabenkonto
Fahrten W-A1.512,00Unentgeltliche Wertabgaben1.512,00

Vertiefung

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Tipp für die Praxis

Die 1%-Regelung ist zwar wesentlich einfacher in der Umsetzung als die Fahrtenbuchmethode, da hier außer der Berechnung kein weiterer Arbeitsaufwand entsteht. Falls Ihr betriebliches Fahrzeug einen hohen Bruttolistenpreis hatte und Sie verhältnismäßig wenig privat mit dem betrieblichen Fahrzeug fahren, sollten Sie die Fahrtenbuchmethode anwenden.

Ansonsten lässt sich die Frage, welche Methode steuerlich gesehen günstiger ist, nicht auf Anhieb beantworten. Um das herauszufinden, müssen Sie mind. 3 bis 6 Monate das Fahrtenbuch führen und die Berechnungen nach beiden Methoden vergleichen.