Arten der Privatentnahmen

Privatentnahmen liegen vor, wenn der Unternehmer Wirtschaftsgüter in Form von:

• Geld
• Waren und Erzeugnissen
• Nutzungen und Leistungen

für sich, für seinen Haushalt oder für andere betriebsfremde Zwecke entnimmt.

Geldentnahmen

Geldentnahmen sind sehr einfach zu buchen. Sie verursachen lediglich Minderungen in der Kasse oder bei der Bank. Für die Entnahme sollte immer ein Eigenbeleg ausgestellt werden.

Entnahme von Waren und Erzeugnissen

Bei den Entnahmen von Waren und Erzeugnissen (in einem Wort „Sachentnahmen) liegen grundsätzlich sog. unentgeltliche Wertabgaben vor, die nach dem Umsatzsteuerrecht steuerbar sind und auf dem gesonderte Konto „Unentgeltliche Wertabgaben“ im Soll gebucht werden. Handelt es sich bei dem privat entnommenen Gegenstand um einen, der beim Kauf zum Vorsteuerabzug berechtigt hat, ist die Sachentnahme umsatzsteuerpflichtig. Der Nettowert der Sachentnahme wird auf einem Erlöskonto gebucht und führt dadurch zu einer Gewinnerhöhung.

Um die Problematik nachvollziehen zu können, sehen Sie sich folgendes Beispiel an:

Jetzt wird unterstellt, dass Frau Hübsch nur einen Teil der Ware verkauft und den Rest für private Zwecke entnimmt (für alle Kinder in der Familie). Logischerweise zahlt sie an sich selbst nichts für diese Entnahme.

Steuerrechtlich muss in einem solchen Fall die Unternehmerin in die Rolle des Kunden schlüpfen und den Vorgang ähnlich einem Verkauf buchen: mit Ertrag (gewinnmehrend!) und mit Umsatzsteuer (USt-Zahllast mehrend!). Sie muss mit der Entnahmebuchung einen Ausgleich für den letztendlich zu hoch gebuchten Aufwand und für den zu hohen Vorsteuerabzug schaffen.

Für die Buchung derartiger Entnahmen steht Ihnen in diesem Kurs ein spezielles Konto aus dem Bereich der Einnahmen „Entnahmen Waren (privat)“ zur Verfügung.

Das größte Problem bei der Buchung von Sachentnahmen stellt ihre Bewertung dar.Bei gekauften Waren wird die Entnahme grundsätzlich mit dem Einkaufspreis bewertet. Hat sich der Warenpreis zwischen dem Zeitpunkt der Anschaffung und der Entnahme verändert, wird die Entnahme mit dem Wiederbeschaffungspreis (Marktwert der Ware zum Zeitpunkt der Entnahme) bewertet.

Falls die Ware beim Kauf zum Vorsteuerabzug geführt hat, muss die Entnahme dem gleichen Umsatzsteuerasatz unterworfen werden.

Bei den selbst hergestellten Waren wird die Entnahme mit den Her­stellungskosten bewertet. Da die Ermittlung der Herstellungskosten in der Praxis bestimmter Branchen relativ schwierig ist, ist es erlaubt, die von der Finanzverwaltung festgelegten Pauschbeträge zu verwenden.

Die Pauschbeträge werden jedes Jahr neu festgelegt und auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums un­ter www.bundesfinanzministerium.de veröffentlicht.

Je nach Höhe der Pauschbeträge werden diese entweder am Jahresende auf einmal oder monatlich mit je 1/12 des Jahreswertes gebucht (Stand 2022).

Die Pauschbeträge sind Jahreswerte für eine Person. Für Kinder vom 2. bis zum vollendeten 12. Lebensjahr ist die Hälfte des jeweiligen Wertes anzusetzen. Tabakwaren sind in den Pauschbeträgen nicht enthalten. Soweit diese entnommen werden, sind die Pauschbeträge entsprechend zu erhöhen (Schätzung).

Nutzungen und Leistungen

Eine der häufigsten Formen von Nutzungsentnahmen ist die private Nutzung eines betrieblichen Pkw. Ähnlich wie im Fall der Warenentnahme haben Sie hier es mit einer teilweise umsatzsteuerpflichtigen unentgeltlichen Wertabgabe zu tun.

Der betriebliche Pkw verursacht lfd. Kosten (teilweise mit Vorsteuer), die in der Buchhaltung als Betriebsausgaben (Gewinn- und USt-Zahllast mindernd!) gebucht werden. Sobald der Pkw gemischt genutzt wird, dürfen diese Kosten nicht in voller Höhe den betrieblichen Gewinn und die USt-Zahllast schmälern. Es ist eine Ertragsbuchung notwendig, die den privaten Anteil an Kosten und Vorsteuer wieder ausgleicht.

Für die ausgleichende Ertragsbuchung steht Ihnen im Kontenplan das Konto „Verwendung Gegenstände (privat)“ zur Verfügung.

Problematisch stellt sich dabei immer die Bewertung des privaten Anteils dar. Dafür sieht der Gesetzgeber zwei Möglichkeiten vor:

• private Nutzung des betrieblichen Pkw lt. Fahrtenbuch oder
• pauschal mit sog. 1 %-Regelung

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist aus zwei Gründen schwierig:

• es erfordert sehr viel Selbstdisziplin und
• seitens der Finanzverwaltung gibt es für die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs strenge Auflagen. Der kleinste Verstoß gegen diese Auflagen kann bei einer Betriebsprüfung zum Verwerfen des kompletten Fahrtenbuchs führen.

Nachfolgend wird nur die 1%-Regelung erläutert.

1%-Regelung bei der Bewertung der privaten Nutzung Pkw

Der Wert der privaten Nutzung wird wie folgt ermittelt:

• rein private Fahrten - 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges vom Tag der Erstzulassung inkl. Sonderausstattung pro Monat
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Fahrten W-A) – 0,03% des Bruttolistenpreises x einfache Entfernung pro Monat, alternativ möglich
• Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten W-A mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer x tatsächliche Anzahl der Fahrten

Für die nicht mit Vorsteuer belasteten lfd. Kosten (Kfz-Steuer, Versicherungen) dürfen Sie bei der Ermittlung der umsatzsteuerrechtlichen Bemessungsgrundlage einen pauschalen 20 %-Abzug vornehmen.

Auf den Anteil der privaten Nutzung, der auf die Fahrten W-A entfällt, müssen Sie keine Umsatzsteuer berechnen.

Im Rahmen der Einkommensteuererklärung dürfen Sie die Fahrten W-A als Werbungskosten (0,30 € x einfache Entfernung W-A x Anzahl der Arbeitstage im Jahr) geltend machen. Was die Anzahl der Arbeitstage pro Monat angeht, wird hier pauschal von 15 Tagen pro Monat ausgegangen. Werbungskosten stellen zwar keine Betriebsausgaben dar und müssen in der betrieblichen Buchführung eines bilanzierenden Einzelunternehmers nicht erfasst werden. Sollt es doch der Fall sein, steht Ihnen dafür im Kontenplan ein weiteres Konto „Fahrten W-A“ zur Verfügung.