Eine der häufigsten Formen von Nutzungsentnahmen ist die private Nutzung eines betrieblichen Pkw. Ähnlich wie im Fall der Warenentnahme, haben Sie hier es mit einer teilweise umsatzsteuerpflichtigen unentgeltlichen Wertabgabe zu tun.
Der betriebliche Pkw verursacht lfd. Kosten (teilweise mit Vorsteuer), die in der Buchhaltung als Betriebsausgaben (Gewinn- und USt-Zahllastmindernd!) gebucht werden. Sobald der Pkw gemischt genutzt wird, dürfen diese Kosten nicht in voller Höhe den betrieblichen Gewinn und die USt-Zahllast schmälern. Es ist eine Betriebseinnahmenbuchung notwendig, die den privaten Anteil an Kosten und Vorsteuer wieder ausgleicht. Problematisch stellt sich dabei immer die Bewertung des privaten Anteils dar. Dafür sieht der Gesetzgeber zwei Möglichkeiten vor:
- private Nutzung des betrieblichen Pkw lt. Fahrtenbuch oder
- pauschal mit sog. 1 %-Regelung
Das Führen eines Fahrtenbuchs ist aus zwei Gründen schwierig:
- es erfordert sehr viel Selbstdisziplin und
- seitens der Finanzverwaltung gibt es für die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs strenge Auflagen. Der kleinste Verstoß gegen diese Auflagen kann bei einer Betriebsprüfung zum Verwerfen des kompletten Fahrtenbuchs führen.
Nachfolgend wird nur die 1%-Regelung erläutert.
1%-Regelung bei der Bewertung der privaten Nutzung Pkw
Der Wert der privaten Nutzung wird wie folgt ermittelt:
- rein private Fahrten - 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges vom Tag der Erstzulassung inkl. Sonderausstattung pro Monat
- Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Fahrten W-A) – 0,03% des Bruttolistenpreises x einfache Entfernung pro Monat, alternativ möglich
- Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten W-A mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer (Tagespauschale)
Vorsicht
Der Bruttolistenpreis beinhaltet die Umsatzsteuer und wird auf volle 100 € abgerundet. Auch bei einem Gebrauchtfahrzeug gilt immer der Fahrzeugneupreis und nicht der gezahlte Kaufpreis.
Für die nicht mit Vorsteuer belasteten lfd. Kosten (Kfz-Steuer, Versicherungen) dürfen Sie bei der Ermittlung der umsatzsteuerrechtlichen Bemessungsgrundlage einen pauschalen 20 %-Abzug vornehmen.
Auf den Anteil der privaten Nutzung, der auf die Fahrten W-A entfällt, müssen Sie keine Umsatzsteuer berechnen.
Im Rahmen der Einkommensteuererklärung dürfen Sie die Fahrten W-A als Werbungskosten (0,30 € x einfache Entfernung W-A x Anzahl der Arbeitstage im Jahr) geltend machen. Was die Anzahl der Arbeitstage pro Monat angeht, wird hier pauschal von 15 Tagen pro Monat ausgegangen. Werbungskosten stellen zwar keine Betriebsausgaben dar, damit aber in einer EDV-gestützten Buchführung die Anlage EÜR softwareseitig vollständig erstellt werden kann, muss auch diese sonst untypische Buchung vorgenommen werden.
Beispiel (Buchung monatlich)
Die Architektin Petra Keller pauschaliert den privaten Nutzungsanteil des Pkw nach der 1 % Regelung. Die einfache Entfernung zwischen ihrer Wohnung und dem Büro beträgt 14 km.
Frau Keller bucht die private Nutzung monatlich.
| Bruttolistenpreis des Fahrzeugs | 36.058,00 € |
| abgerundet auf 100 € | 36.000,00 € |
| davon 1 % | 360,00 € |
| abzgl. 20 % Abschlag für Kosten ohne VSt. | – 72,00 € |
| Bemessungsgrundlage für die USt. für 1 Jahr | 288,00 € |
| + 19 % USt. | + 54,72 € |
| Brutto | 342,72 € |
Fahrten W-A = 36.000 € x 0,03 % x 14 km = 151,20 €.
Fahrten W-A als Werbungskosten = 0,30 € x 14 km x 15 Tage = 63,00 €
Private Nutzung Pkw 1% – Anteil ohne Umsatzsteuer
31.12.xxx2 (Betriebseinnahme)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 72,00 | Verwendung privat (Kfz) | 72,00 |
Private Nutzung Pkw 1% – Anteil mit Umsatzsteuer
31.12.xxx2 (Betriebseinnahme)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 342,72 | Verwendung privat (Kfz) Umsatzsteuer 19% | 288,00 54,72 |
Private Nutzung Pkw – Anteil Fahrten W-A ohne Umsatzsteuer
31.12.xxx2 (Betriebseinnahme)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 151,20 | Verwendung Kfz W-A | 151,20 |
Private Nutzung Pkw – Fahrten W-A als Werbungskosten
31.12.xxx2 (keine Betriebsausgabe)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Fahrten W-A | 63,00 | Verrechnungskonto EÜR nicht erfolgswirksam | 63,00 |
Beispiel (Buchung 1x jährlich)
Die Architektin Petra Keller pauschaliert den privaten Nutzungsanteil des Pkw nach der 1 % Regelung. Die einfache Entfernung zwischen ihrer Wohnung und dem Büro beträgt 14 km.
Frau Keller bucht die private Nutzung erst am Jahresende für 12 Monate.
| Bruttolistenpreis des Fahrzeugs | 36.058,00 € |
| abgerundet auf 100 € | 36.000,00 € |
| davon 1 % | 360,00 € |
| x 12 Monate | 4.320,00 € |
| abzgl. 20 % Abschlag für Kosten ohne VSt. | – 864,00 € |
| Bemessungsgrundlage für die USt. für 1 Jahr | 3.456,00 € |
| + 19 % USt. | + 656,64 € |
| Brutto | 4.112,64 € |
Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte = 36.000 € x 0,03 % x 14 km x 12 Monate = 1.814,40 €
Fahrten W-A als Werbungskosten = 0,30 € x 14 km x 15 Tage x 12 Monate = 756,00 €
Private Nutzung Pkw 1% – Anteil ohne Umsatzsteuer
31.12.xxx2 (Betriebseinnahme)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 864,00 | Verwendung privat (Kfz) | 864,00 |
Private Nutzung Pkw 1% – Anteil mit Umsatzsteuer
31.12.xxx2 (Betriebseinnahme)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 4.112,64 | Verwendung privat (Kfz) Umsatzsteuer 19% | 3.456,00 656,64 |
Private Nutzung Pkw – Anteil Fahrten W-A ohne Umsatzsteuer
31.12.xxx2 (Betriebseinnahme)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 1.814,40 | Verwendung Kfz W-A | 1.814,40 |
Private Nutzung Pkw – Fahrten W-A als Werbungskosten
31.12.xxx2 (keine Betriebsausgabe)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Fahrten W-A | 756,00 | Verrechnungskonto EÜR nicht erfolgswirksam | 756,00 |
Vertiefung
Tipp für die Praxis
Die 1%-Regelung ist zwar wesentlich einfacher in der Umsetzung als die Fahrtenbuchmethode, da hier außer der Berechnung kein weiterer Arbeitsaufwand entsteht. Falls Ihr betriebliches Fahrzeug einen hohen Bruttolistenpreis hatte und Sie verhältnismäßig wenig privat mit dem betrieblichen Fahrzeug fahren, sollten Sie die Fahrtenbuchmethode anwenden.
Ansonsten lässt sich die Frage, welche Methode steuerlich gesehen günstiger ist, nicht auf Anhieb beantworten. Um das herauszufinden, müssen Sie mind. 3 bis 6 Monate das Fahrtenbuch führen und die Berechnungen nach beiden Methoden vergleichen.
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