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Buchführen-lernen - Gesetzliche Auflagen der Aufzeichnungen

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Buchführen-lernen

Gesetzliche Auflagen der Aufzeichnungen

Der Gesetzgeber schreibt vor, welche formellen und materiellen Auflagen die Aufzeichnungen, die Sie im vorangehenden Abschnitt kennengelernt und geübt haben, erfüllen müssen, damit die Buchführung als Ganzes ordnungsmäßig ist.

Die Auflagen sind unter dem Begriff Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bekannt und leider nicht in einem einzigen Gesetzestext zu finden.
Die Vorgaben, Normen und Richtlinien der ordnungsmäßigen Buchführung finden Sie vor allem

  • im Handelsgesetzbuch (HGB)
  • in der Abgabenordnung (AO) und
  • im Einkommensteuergesetz (EStG)

Sehen Sie sich nun die Liste der wichtigsten formellen und materiellen Anforderungen mit den dazu gehörenden Beispielen an. Die Beispiele sind teilweise positiv, teilweise aber negativ, um den Verstoß gegen die jeweilige Vorschrift besser zu veranschaulichen. Während die formellen Fehler nur das Allgemeinbild der Buchführung beeinträchtigen, verfälschen die materiellen Fehler das Ergebnis (Gewinn bzw. Verlust) und sind somit in der Regel schwerwiegend. Materielle Fehler können zu Geld- oder sogar Haftstrafen führen.

Die wichtigsten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) 
Keine Buchung ohne Beleg! Zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg vorhanden sein.Beispiel Nr. 9 negativ
Die Belege sind nach ihrer Entstehung zeitnah aufzuzeichnen.Beispiel Nr. 10 positiv

Die Aufzeichnungen müssen vollständig, verständlich und nachvollziehbar sein.

Vorgenommene Änderungen müssen sich nachverfolgen lassen.

Beispiel Nr. 11
negativ
Alle Aufzeichnungen müssen der Wahrheit entsprechen.Beispiel Nr. 12
negativ
Forderungen und Verbindlichkeiten wie auch Aufwendungen und Erträge dürfen nicht miteinander saldiert werden.Beispiel Nr. 13 positiv
Beispiel Nr. 14
negativ

 

Beispiel

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Nr. 9

Die Architektin Petra Keller hat Bürobedarf eingekauft und den dazu gehörenden Beleg verloren.

Frau Keller verstößt gegen die wichtigste  Auflage  der Buchführung „Keine Buchung ohne Beleg!“.
Es ist sowohl ein formeller als auch ein materieller Fehler.

Beispiel

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Nr. 10

Der Fliesenleger Uwe Stein erhält von seinen Kunden fast täglich Bargeld für seine Leistung. Er führt hierzu ein Kassenbuch und zeichnet die Bareinnahmen täglich auf. Er notiert genau das Datum, den Kundennamen, die Rechnungsnummer bzw. Quittungsnummer und den erhaltenen Betrag und ermittelt laufend den Kassensaldo.

Herr Stein befolgt die wichtige Anforderung bzgl. der zeitnahen Erfassung der Geschäftsvorfälle, der Vollständigkeit und der Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen.

Beispiel

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Nr. 11

Frau Anke Hübsch hat in der Buchführung des Schreibwarenladens folgende Aufzeichnung vorgenommen:
Warenlieferung am 11.07.2015, Wert 1.200 €, Rechnungsnummer 59878, Lieferant Papertoys“.
Danach bemerkte sie, dass die Rechnung eine andere Nummer trug. Sie verwendete Tipp-Ex um die falsche Rechnungsnummer zu überdecken und schrieb die korrekte Rechnungsnummer darüber.


Mit der Verwendung von Tipp-Ex verstößt Frau Hübsch gegen die Auflage der Nachvollziehbarkeit der vorgenommen Änderungen.
Es ist ein formeller Fehler.

Beispiel

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Nr. 12

 
Die Architektin Petra Keller erstellt einen Eigenbeleg für die verlorene Bürobedarfquittung (siehe Beispiel 9). Sie gibt an, für den Bürobedarf 75 € ausgegeben zu haben. In der Tat hat das Büromaterial nur 60 € gekostet, für 15 € hat Frau Keller ein Geschenk für ihre Tochter gekauft.

Die Eintragung von Frau Keller ist nicht wahrheitsgemäß.
Es ist ein materieller Fehler.

Beispiel

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Nr. 13

Schräuble GmbH erhält eine Rohstofflieferung vom Einzelunternehmer Max Meier im Wert von 2.000 €. Max Meier ist zugleich Kunde bei Schräuble GmbH und bezieht dort Waren im Wert von 1.800 €.

Der Buchhalter von Schräuble GmbH zeichnet die Eingangsrechnung des Lieferanten Max Meier in der Rubrik „Verbindlichkeiten aus LuL“ mit 2.000 € auf.

Danach nimmt er eine Aufzeichnung des Warenverkaufs vor und  notiert  in der Rubrik „Forderungen aus LuL“ den Wert von 1.800 €.

Der Buchhalter handelt gesetzeskonform, weil er die Verbindlichkeit aus LuL und die Forderung aus LuL nicht miteinander saldiert (verrechnet), sondern einzeln und in ihrer tatsächlichen Höhe aufzeichnet.

Beispiel

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Nr. 14

Abwandlung zu Nr. 13

Schräuble GmbH erhält eine Rohstofflieferung vom Einzelunternehmer Max Meier im Wert von 2.000 €. Max Meier ist zugleich Kunde bei Schräuble GmbH und bezieht  dort Waren im Wert von 1.800 €.

Der Buchhalter von Schräuble GmbH ermittelt den Differenzbetrag zwischen dem Einkauf und dem Verkauf mit 200 € und notiert lediglich diesen Differenzbetrag in der Rubrik „Verbindlichkeiten LuL“.

Der Buchhalter verstößt gegen das Saldierungsverbot, da er weder die Verbindlichkeit noch die Forderung in ihrer tatsächlichen Höhe ausweist, sondern nur den Saldo der beiden Beträge aufzeichnet.

Es ist ein materieller Fehler.

Praxistipp

Die in den Beispielen 13 und 14 beschriebene Situation ist in manchen Betrieben auf der Tagesordnung. Es kommt oft vor, dass ein Lieferant zugleich der Kunde ist.

Das Saldierungsverbot bezieht sich nur auf die Erfassung der Verbindlichkeit und der Forderung, bzw. der Aufwendungen und der Erträge. Es ist zwar möglich, dass Schräuble GmbH 2.000 € und Herr Meier 1.800 € an sich gegenseitig überweisen, es ist aber auch erlaubt, dass nur der Differenzbetrag (in dem Fall 200 €) überwiesen wird. Erst bei der Bezahlung kann der verbleibende, noch offene Betrag (in dem Fall 1.800 €) von Verbindlichkeit auf Forderung „umgebucht“ werden. Um diesen Vorgang nachvollziehen zu können, müssen Sie sich mit weiteren Lektionen dieses Kurses beschäftigen.

Video: Gesetzliche Auflagen der Aufzeichnungen