Bei den Geschäftsvorfällen handelt es sich um keine abstrakten oder erfundenen Sachverhalte. Im Gegenteil, sie finden immer zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich statt. Gegenstand der Aufzeichnung ist also das Datum des Geschäftsvorfalls.
An jedem Geschäftsvorfall sind in der Regel zwei Parteien beteiligt. Wenn Sie etwas kaufen, dann stellt Ihr Lieferant die Gegenseite dar. Für die Aufzeichnung benötigen Sie seinen Lieferantennamen sowie die Angaben über den Beleg (Rechnungsnummer), den Sie von ihm erhalten.
Sind Sie selbst der Lieferant, dann stellt Ihr Kunde die Gegenseite dar und in dem Fall werden für die Aufzeichnung der Kundenname und die Angaben über Ihre Rechnung (Rechnungsnummer) benötigt.
Eine kurze Beschreibung über die Art des Umsatzes (Wareneinkauf, - verkauf, Werbekosten, Telefonkosten etc.) gehören ebenfalls zu den Elementen einer Aufzeichnung.
Zum Schluss muss nur noch der Wert des Umsatzes aus der Rechnung entnommen werden.
Fassen Sie jetzt die Elemente der Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls zusammen:
- Datum
- Kunden- bzw. Lieferantenname
- Rechnungsnummer
- Kurze Beschreibung des Umsatzes
- Wert in Euro
Erstellen Sie nun eine Aufzeichnung für den folgenden Geschäftsvorfall:
Architektin Petra Keller plant den Kellerausbau im Haus der Familie Huber.
Am 15.03.xxx2 erstellt sie für ihre Leistung eine Rechnung Nr. xxx2-56 in Höhe von 1.950 €.
| Aufzeichnung | Datum | 15.03.xxx2 |
| Kundenname | Fam. Huber | |
| Rechnungsnummer | xxx2-56 | |
| Beschreibung | Erlöse aus Planungsleistung | |
| Wert | 1.950 € |
Sehen Sie sich jetzt das zusammenfassende Beispiel Nr. 8 an.
Beispiel
Beispiel Nr. 8
Der Fliesenleger Uwe Stein kauft am 25.05.xxx2 beim Großhändler Putz & Lutz 500 kg Fliesenkleber und erhält dafür die Rechnung Nr. 10260 über 375,60 €.| Aufzeichnung | Datum | 25.05.xxx2 |
| Lieferantenname | Putz & Lutz | |
| Rechnungsnummer | 10260 | |
| Beschreibung | Einkauf Hilfsstoff | |
| Wert | 375,60 € |
Frau Hübsch (Schreibwarenladen) kauft am 15.10.xxx2 diverse Geschenkartikel des deutschen Herstellers Sovento im Wert von 800 €.
Sie erhält eine Rechnung mit der Nr. 396122.
| Aufzeichnung | Datum | 15.10.xxx2 |
| Lieferantenname | Sovento | |
| Rechnungsnummer | 396122 | |
| Beschreibung | Einkauf Ware | |
| Wert | 800 € |
Schräuble GmbH bezieht vom Hersteller Thermoplast AG drei Großbehälter mit Lösungsmittel für die Fertigung (Hilfsstoff) im Wert von 1.200 €. Thermoplast AG stellt am 23.09.xxx2 eine Rechnung mit der Nr. 99877 aus.
| Aufzeichnung | Datum | 23.09.xxx2 |
| Lieferantenname | Thermoplast AG | |
| Rechnungsnummer | 99877 | |
| Beschreibung | Einkauf Hilfsstoff | |
| Wert | 1.200 € |
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