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Buchführen-lernen - Belege im Detail

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Buchführen-lernen

Belege im Detail

Quittung

Eine Quittung wird auch „Kleinbetragsrechnung“ genannt. Sie beläuft sich auf einen Betrag von max. 150 € (inkl. Umsatzsteuer) und enthält folgende Pflichtangaben:

  • vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers (des Lieferanten)
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Geldwert der Lieferung oder der sonstigen Leistung und die Angabe des  Steuersatzes (USt. 7% oder 19%)
  • Hinweis auf Steuerbefreiung (falls USt-frei)

Sehen Sie sich jetzt die Abbildung einer Quittung an und prüfen Sie, ob darauf alle notwendigen Angaben enthalten sind.

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Rechnung

Die Inhalte einer Rechnung, egal ob es sich um Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt, sind vom Gesetzgeber fest vorgegeben. Insbesondere das Umsatzsteuergesetz (UStG) schreibt in §14 Abs. 4 vor, wie eine ordnungsmäßige Rechnung auszusehen hat.

Bevor Sie die Liste der Anforderungen lesen, nehmen Sie bitte zur Kenntnis, dass es sich an dieser Stelle um eine gesetzliche Formulierung handelt. Die verwendeten Begriffe (insbesondere bei Pkt. 8 und 10) stellen evtl. noch ein kleines Rätsel für Sie dar, sie werden jedoch in den späteren Lektionen verständlich erläutert.

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unterneh­mers
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Hier kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 31 Abs. 4 UStDV)
  7. Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, z.B. Skonto, Rabatt
  8. Bei Anzahlungen: der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch
  9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder bei Steuerbefreiung Hinweis darauf
  10. Bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht (ab 01.08.2004).

Betrachten Sie nun die Abbildung der Rechnung und prüfen Sie, ob diese den 10 genannten Anforderungen tatsächlich entspricht.

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Kontoauszüge der Bank

Welche Informationen ein Bankkontoauszug enthalten muss, ergibt sich aus den Vorgaben des EGBGB (Einführungsgesetz zum Bürgerlichen Gesetzbuch). Da die Kontoauszüge die Grundlage der Aufzeichnungen im Rahmen der Buchführung bilden, sind darin nur folgende Inhalte wichtig:

  • Datum des jeweiligen Umsatzes
  • Art des Umsatzes (Lastschrift oder Gutschrift)
  • Angaben über den Zahlungsleistenden bzw. Zahlungsempfänger
  • Wert des Umsatzes (Betrag)
  • Saldo des Bankkontos (Bankbestand). Anders als es der Fall beim Kassenbuch war, enthält ein Kontoauszug keinen lfd. Saldo nach jeder Geldbewegung. Vielmehr liegt es in der Entscheidungsfreiheit der Bank, ob die Umsätze pro Auszugsseite oder für einen bestimmten Zeitraum (Woche, Monat) saldiert werden.

Vertiefung

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Tipp für die Praxis: Datum

Kontoauszüge enthalten immer zwei Datumsangaben:
- Buchungsdatum und
- Wertstellungsdatum (auch „Valutadatum“ bezeichnet)

Das Wertstellungdatum dient der Berechnung der evtl. anfallenden Zinsen (Guthabenzinsen oder Überziehungszinsen, falls der Kontostand ins Minus rutscht). Die Aufzeichnungen in der Buchführung sollen jedoch immer mit dem Buchungsdatum erfolgen. Der Grund für die Vorgehensweise liegt darin, dass für die Ermittlung des Banksaldos (des aktuellen Bankbestandes) das Buchungsdatum und nicht das Wertstellungdatum des jeweiligen Umsatzes maßgeblich ist.

 

Vertiefung

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Tipp für die Praxis: Art des Umsatzes

Nicht alle Banken verwenden die für den Kunden sofort verständliche Darstellung der Umsätze in Form von „Lastschriften / Gutschriften“. Es gibt Banken, die stattdessen alle Beträge in einer Spalte auflisten und hinter dem jeweiligen Betrag das Minuszeichen (-) für Lastschriften bzw. das Pluszeichen (+) für Gutschriften setzen.
Andere Banken wiederum verwenden nur die Buchstaben „S“ für Soll und „H“ für Haben, um den jeweiligen Umsatz zu kennzeichnen. Um die „S / H“- Darstellung zu verstehen, müssen Sie die Grundlagen der doppelten Buchführung (Bilanzierung) beherrschen. Sobald Sie sich mit Kapitel D dieses Kurses beschäftigt haben, wird Ihnen die Darstellung verständlich sein.

Sehen Sie sich nun die Abbildung des Kontoauszugs von Frau Anke Hübsch (Schreibwarenladen) an. Auf der Basis der Umsätze vom April 2015 erkennen Sie darin die oben genannten Inhalte .

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Die Aufzeichnung für den Umsatz vom 29.04.2015 würde beispielsweise so aussehen:

Datum des Umsatzes29.04.2015
Art des UmsatzesLastschrift
Angaben über den ZahlungsempfängerFliesenleger Stein, Rechnungsnummer 96-2015
Wert des Umsatzes3.690,31 €
Saldo des Kontoauszugs Nr. 15, Blatt 1 von 48.040,19 € (Guthaben)

 

Vertiefung

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Tipp für die Praxis – Kontoauszüge privater Konten

Aus mehreren Gründen ist es sinnvoll, wenn Sie als Unternehmer ein separates Bankkonto für den geschäftlichen und ein zweites für den privaten Zahlungsverkehr führen. Eine saubere Trennung der betrieblichen Geschäftsvorfälle von den privaten Lebenshaltungskosten erleichtert Ihnen oder Ihrem Steuerberater die Aufgabe, die Buchführung übersichtlich und nachvollziehbar zu halten. Folgendes ist dabei zu beachten:

  • Die Kontoauszüge des privaten Kontos sind zwar keine Belege im Sinne der Buchführung, sie sollten dennoch (zu Ihrer eigenen Sicherheit) unbedingt aufbewahrt werden. Falls sich bei der Betriebsprüfung irgendwelche Unklarheiten ergeben, kann die Vorlage der privaten Kontoauszüge schnell für Klärung sorgen (Beispiel 1)
  • Beim Zwei-Konten-System sollten Sie die geschäftlichen und die privaten Vorgänge immer konsequent auseinander halten. Sobald Sie anfangen, über das private Konto geschäftliche Sachen abzuwickeln und umgekehrt, kehrt Chaos ein. Es besteht die Gefahr, dass die für die Buchführung wichtigen Sachverhalte entweder übersehen oder doppelt gebucht werden (Beispiel 2)

Beispiel 1

Während der Betriebsprüfung Ihres Unternehmens stellt der Betriebsprüfer fest, dass Sie am 20.05.2015 500 € auf das betriebliche Bankkonto bar eingezahlt und als Aufzeichnung zu diesem Geschäftsvorfall „Privateinlage“ vermerkt haben. Der Prüfer hat Zweifel an der Herkunft des Geldes und unterstellt dem Vorgang einen anderen Hintergrund und zwar „Sie sollen von einem Kunden ohne Rechnung Geld bar erhalten haben und den Betrag auf das Bankkonto eingezahlt haben“. Sie hätten also nicht „Privateinlage“ sondern „Umsatzerlöse“ aufzeichnen müssen.
Liegen die Kontoauszüge der privaten Bank vom Mai 2015 vor und ist darauf eine Barauszahlung in mind. der Höhe der Einzahlung (also mind. 500 €) gelistet, haben Sie ein ausreichendes Gegenargument.

Beispiel 2

Sie kaufen beim Großhändler ein und zahlen an der  Kasse versehentlich mit Ihrer privaten EC-Karte. Der Betrag wird folglich dem privaten Bankkonto belastet. Bei der Übergabe Ihrer Unterlagen an den Steuerberater vergessen Sie den Einkaufsbeleg beizufügen. Der Sachverhalt wird in  Ihrer Buchführung (zu Ihren Ungunsten!) gar nicht erfasst.

Fahrscheine

Zu den Fahrscheinen gehören Beförderungsausweise in Form von Bus-, Bahn-, Straßenbahn- oder Flugtickets. Welche Angaben ein Fahrschein enthalten muss, damit er als Beleg für die Aufzeichnungen gelten kann, ergibt sich aus den Vorschriften der UStDV.

Zu den notwendigen Inhalten eines Fahrscheins (in der Amtssprache zitiert)  gehören:

  • der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das die Beförderungsleistung ausführt,
  • das Ausstellungsdatum,
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe,
  • der anzuwendende Steuersatz, wenn die Beförderung nicht dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegt,
  • bei der grenzüberschreitenden Beförderung ein Hinweis darauf.

Sehen Sie sich das Beispiel eines Fahrscheins in Form des Verkehrsverbundtickets und prüfen Sie, ob Sie darauf alle notwendigen Inhalte tatsächlich erkennen können.

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Sie werden dabei feststellen müssen, dass zwar das Logo der Verkehrsgesellschaft aber nicht ihre Anschrift angegeben ist . Im §31 Abs. 2 UStDV ist diesbezüglich eine Erleichterung enthalten. Sie  besagt, dass die verwendete Bezeichnung (im abgebildeten Fall „VGN“ und „DB“) eine eindeutige Feststellung des Namens und der Anschrift des leistenden Unternehmens möglich machen muss. Diese Feststellung kann z.B. mittels einer Abfrage im Internet durchgeführt werden und bringt in unserem Fall folgende Ergebnisse: VGN = Verkehrsverbund Großraum Nürnberg, DB = Deutsche Bahn.

Lohn-/Gehaltsunterlagen

Aus Vielfalts- und Umfangsgründen verzichte ich an dieser Stelle auf die Abbildung der einzelnen Lohn-/Gehaltsunterlagen. Die obligatorischen Inhalte dieser „Belege“ ergeben sich aus lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften, die mit der Buchführung nicht unmittelbar zu tun haben.

Um die Zahlungen der Löhne, Gehälter, Steuer- und Sozialabgaben „zu belegen“, werden in der Praxis oft zusammenfassende Aufstellungen z.B. in Form von Zahlungslisten verwendet.  

Sehen Sie sich nun die Abbildung der Zahlungsliste für die Personalaufwendungen der Fa. Schräuble GmbH für den Monat August 2015 an:

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Aus der Zahlungsliste ist ersichtlich, dass Löhne und Gehälter mit den jeweiligen Beträgen an die einzelnen Arbeitnehmer überwiesen werden. Weiter sehen Sie, dass die Krankenkassen ihre Beiträge abbuchen. Dies geschieht in der Regel kurz vor dem drittletzten Bankarbeitstag des Abrechnungsmonats (in dem Fall August 2015). Das Finanzamt wird die Lohnsteuer (LSt) ca. am 10. des Folgemonats (also im September 2015) ebenfalls abbuchen.

Das Datum für die Aufzeichnungen ist dem Bankkontoauszug zu entnehmen. Die Empfänger, die Beträge und der Grund der Zahlung ergeben sich alle aus der obigen Liste.

Verträge

Auf die Abbildung der realen Verträge verzichte ich ebenfalls aus Vielfalts- und Umfangsgründen. Insbesondere Verträge bestehen in der Regel aus mehreren Seiten, von denen für die Buchführung nur wenige Angaben relevant sind.

Auf das Wesentliche beschränkt kann man sagen, dass in einem Vertrag nur die Angaben darüber: wer an wen, wie viel, wofür, und wann zu zahlen hat, wichtig sind. Sonstige Vertragsbestandteile wie Pflichten und Rechte der Vertragsparteien, Kündigungsfristen, Haftung etc. sind für die Buchführung in der Regel nicht von Bedeutung.

Aus einem Mietvertrag für die geschäftlichen Räume wären also folgende Angaben für die Buchführung zu entnehmen:

VermieterObjektus GmbH
MieterArchitektenbüro Petra Keller
MietsacheBüroräume
Mietzins (inkl. 19% USt)1.920 €
Fälligkeitzum 1. des jeweiligen Monats im Voraus

Eigenbelege

Geht Ihnen ein Beleg verloren, sollten Sie sich grundsätzlich soweit überhaupt möglich beim Rechnungsaussteller um eine Kopie bemühen. Im Falle von Rechnungen, Kontoauszügen bzw. Verträgen wird es sicherlich kein Problem sein, ein Duplikat zu besorgen. Nicht so einfach stellt sich die Beschaffung einer Kopie im Falle von Quittungen dar. Verlieren Sie z.B. eine Tank- oder eine Portoquittung, bleibt Ihnen wahrscheinlich nichts anderes übrig, als eben dafür einen Eigenbeleg auszustellen.
Ein Eigenbeleg wird in der Regel auf  Blankopapier und mit allen Inhalten der Aufzeichnung erstellt.

Beispiel

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Die Architektin Petra Keller hat am 23.04.2015 im Blumengeschäft „Rose & Co.“ einen Blumenstrauß als Geburtstagsgeschenk für eine Kundin im Wert von 27 € gekauft und die dazu gehörende Quittung verloren. Frau Keller fertigt dafür einen Eigenbeleg mit folgenden Details an und verwendet ihn als Grundlage für einen Eintrag im Kassenbuch:

Aufzeichnung über die Barzahlung im KassenbuchDatum23.04.2015
LieferantennameRose & Co.
Belegnr.(lfd. Nummer lt. Kassenbuch)
BeschreibungBlumenstrauß - Geschenk
Wert27 €

Achtung! Bei Eigenbelegen darf die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Mehr darüber erfahren Sie im Kapitel B, Lektion 15 dieses Kurses.