Elektronisch übermittelte Belege

Elektronische Signatur

Seit der Einführung der elektronischen Post (E-Mail) ist es üblich, dass Rechnungen nicht mehr per Brief, sondern als Dateien im E-Mail-Anhang gesendet werden.
Für derartig übermittelte Belege gelten folgende Auflagen:

• Der Inhalt der E-Mail stellt geschäftliche Korrespondenz dar und muss 6 Jahre elektronisch aufbewahrt (gespeichert und gesichert) werden.
• Der Anhang der E-Mail, der die Rechnung als Datei enthält, muss 10 Jahre elektronisch aufbewahrt werden (auch wenn Sie die Rechnung ausgedruckt haben).

Das bedeutet, dass Sie Ihre E-Mails nicht löschen dürfen, vielmehr müssen Sie diese elektronisch archivieren und sich vor dem Verlust dieser Daten per zusätzlicher Sicherung schützen.

Bis vor kurzem gab es noch eine weitere gesetzliche Auflage im Zusammenhang mit der elektronischen Post: die elektronisch übermittelten Rechnungen mussten mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen worden sein. Seit Juli 2011 ist diese Vorschrift entfallen. Viele Unternehmen bestücken weiterhin ihre Rechnungen mit dieser Signatur auf freiwilliger Basis. Um eine Rechnung mit der elektronischen Signatur zu versehen, muss die Fakturierungssoftware über diese Funktion verfügen.