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Buchführen-lernen - Aufbewahrungsfristen

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Buchführen-lernen

Aufbewahrungsfristen

Sobald ein Beleg die Grundlage der buchhalterischen Aufzeichnungen bildet, darf er nicht vernichtet werden. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Belege 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die geschäftliche Korrespondenz z.B. Angebote, Mahnungen, Aufzeichnungen über Preisverhandlungen etc. sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Alle genannten Unterlagen stellen neben den Aufzeichnungen den Gegenstand der Steuerprüfungen dar.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg bzw. die Aufzeichnung entstand.

Beispiel

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Beispiel - Aufbewahrung der geschäftlichen Korrespondenz

Der Fliesenleger Uwe Stein hat am 18.08.2015 an einen säumigen Kunden die letzte Mahnung geschrieben. Danach klagte er vor Gericht, leider auch ohne Erfolg. Die Mahnung gehört zur geschäftlichen Korrespondenz, die aufbewahrt werden muss.

Aufbewahrungsdauer6 Jahre
Beginn der Aufbewahrungsfristmit Ablauf 31.12.2015
Ende der Aufbewahrungsfristmit Ablauf 31.12.2021

 

Beispiel

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Beispiel - Aufbewahrung eines Belegs

Die Architektin Petra Keller hat am 28.12.2014 den Beitragsbescheid des Architektenverbandes erhalten und ihn am 15.01.2015 per Überweisung bezahlt. Der Bescheid ist ein Beleg und muss aufbewahrt werden. Für die Berechnung der Aufbewahrungsdauer ist in dem Fall das Datum der Zahlung maßgeblich, da zu dem Tag die Aufzeichnung über den Geldfluss (Überweisung) vorgenommen wird.

Aufbewahrungsdauer10 Jahre
Beginn der Aufbewahrungsfristmit Ablauf 31.12.2015
Ende der Aufbewahrungsfristmit Ablauf 31.12.2025