Sobald ein Beleg die Grundlage der buchhalterischen Aufzeichnungen bildet, darf er nicht vernichtet werden. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Belege 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die geschäftliche Korrespondenz z.B. Angebote, Mahnungen, Aufzeichnungen über Preisverhandlungen etc. sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Alle genannten Unterlagen stellen neben den Aufzeichnungen den Gegenstand der Steuerprüfungen dar.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg bzw. die Aufzeichnung entstand.
Beispiel
Beispiel - Aufbewahrung der geschäftlichen Korrespondenz
Der Fliesenleger Uwe Stein hat am 18.08. im Jahr 2 an einen säumigen Kunden die letzte Mahnung geschrieben. Danach klagte er vor Gericht, leider auch ohne Erfolg. Die Mahnung gehört zur geschäftlichen Korrespondenz, die aufbewahrt werden muss.
| Aufbewahrungsdauer | 6 Jahre |
| Beginn der Aufbewahrungsfrist | mit Ablauf 31.12.xxx2 |
| Ende der Aufbewahrungsfrist | mit Ablauf 31.12.xxx8 |
Beispiel
Beispiel - Aufbewahrung eines Belegs
Die Architektin Petra Keller hat am 28.12.xxx1 den Beitragsbescheid des Architektenverbandes erhalten und ihn am 15.01.xxx2 per Überweisung bezahlt. Der Bescheid ist ein Beleg und muss aufbewahrt werden. Für die Berechnung der Aufbewahrungsdauer ist in dem Fall das Datum der Zahlung maßgeblich, da zu dem Tag die Aufzeichnung über den Geldfluss (Überweisung) vorgenommen wird.
| Aufbewahrungsdauer | 10 Jahre |
| Beginn der Aufbewahrungsfrist | mit Ablauf 31.12.xxx2 |
| Ende der Aufbewahrungsfrist | mit Ablauf 31.12.xx12 |
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