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Buchführen-lernen - Reisekosten - Übernachtung

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Buchführen-lernen

Reisekosten - Übernachtung

Die Übernachtungskosten werden in ihrer tatsächlichen Höhe auf der Grundlage von Hotelrechnungen auf dem Konto „Reisekosten (Übernachtung)“ gebucht. Der Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn die Rechnung auf das Unternehmen und nicht auf die übernachtende Person ausgestellt ist.

Seit dem 01.01.2010 gilt für die Hotelübernachtungen der ermäßigte Steuersatz von 7%.

Beinhaltet die Übernachtung auch das Frühstück, unterliegt dieses allerdings der 19%igen Umsatzsteuer. Enthält die Hotelrechnung tatsächlich die Frühstückskosten (offen ausgewiesen), dürfen diese den betrieblichen Gewinn nicht schmälern und nicht als Betriebsausgaben gebucht werden. Das gleiche betrifft den auf sie entfallenden Anteil der Vorsteuer. Beide Beträge werden auf dem Konto „Nicht abzugsfähige Kosten“ gebucht. Hat ein Arbeitnehmer die Frühstückskosten verursacht, wird die Vorgehensweise noch komplizierter, da es hierzu mehrere Möglichkeiten gibt.

Aus Vereinfachungsgründen wird in unserem Kurs nur eine Möglichkeit behandelt: der betroffene Arbeitnehmer muss die Frühstückskosten in voller Höhe selbst tragen.

Vertiefung

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Tipp für die Praxis

Werden auf der Hotelrechnung das Frühstück und sonstige Hotelleistungen als „Business Package“ bezeichnet, dürfen Sie die Rechnung in voller Höhe als Betriebsausgabe buchen, müssen aber den Ihnen zustehenden Verpflegungsmehraufwand um 4,80 € pauschal pro Nacht kürzen.

 

Beispiel

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Beispiel

Der Abteilungsleiter von Schräuble GmbH, Herr Max Muster, besucht vom 03.07. bis zum 06.07. eine Industriemesse in Hamburg.
Er übernachtet im Hotel und erhält folgende auf den 06.07.2015 datierte Rechnung, die er bar begleicht:

3 Übernachtungen ohne Frühstück390,00 €
zzgl. 7% USt.27,30 €
Rechnungsbetrag brutto417,30 €

Nach der Rückkehr in die Firma bekommt er die ausgelegten Kosten ebenfalls bar am 07.07.2015 zurück erstattet.

Lösung:
Da es sich aus der Rechnung eindeutig ergibt, dass im Rahmen der Übernachtung kein Frühstück im Hotel stattfand, ist die Rechnung in voller Höhe als Betriebsausgabe mit Vorsteuerabzug zu buchen.

07.07.2015 Barbeleg

SollkontoHabenkonto
Resiekosten (Fahrtkosten)166,39Bank198,00
Vorsteuer 19%31,61

 

Beispiel

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Beispiel – Abwandlung 1

Der Abteilungsleiter von Schräuble GmbH, Herr Max Muster, besucht vom 03.07. bis zum 06.07. eine Industriemesse in Hamburg.
Er übernachtet im Hotel und erhält folgende auf den 06.07.2015 datierte Rechnung, die er bar begleicht:

3 Übernachtungen390,00 €
zzgl. 7% USt.27,30 €
3 Frühstück45,00 €
zzgl. 19% USt.8,55 €
Rechnungsbetrag netto435,00 €
Summe USt.35,85 €
Rechnungsbetrag brutto470,85 €

Nach der Rückkehr in die Firma bekommt er die ausgelegten Kosten – abzgl. Frühstückskosten - bar und den Verpflegungsmehraufwand am 07.07.2015 zurück erstattet.

Lösung:
Das Frühstück (inkl. Vorsteuer) stellt die Kosten der privaten Lebensführung dar und darf nicht als Betriebsausgabe gebucht werden. Vielmehr sind die Frühstückskosten bereits in dem  Verpflegungsmehraufwand abgegolten, der Herrn Muster für die 4-tägige Reise zusteht.

Die Verpflegung wird wie folgt ermittelt:

03.07. Abwesenheitsdauer (von 6 Uhr bis 24 Uhr  >  14 Std.)12 €
04.07. Abwesenheitsdauer  24 Std.24 €
05.07. Abwesenheitsdauer  24 Std.24 €
06.07. Abwesenheitsdauer (von 0 Uhr bis 22 Uhr  >  14 Std.)12 €
Verpflegung gesamt72 €

07.07.2015 Barbelege

SollkontoHabenkonto
Resiekosten (Fahrtkosten)166,39Bank198,00
Vorsteuer 19%31,61