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Buchführen-lernen - Nebenkosten und Minderungen bei betrieblichen Aufwendungen

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Buchführen-lernen

Nebenkosten und Minderungen bei betrieblichen Aufwendungen

Nebenkosten

Im Zusammenhang mit betrieblichen Aufwendungen entstehen oft diverse Nebenkosten, die bei etwas unerfahrenen Buchhalter beim Rechnungseingang für Unsicherheit sorgen.

Es handelt sich dabei um die gleichen Arten von Nebenkosten, die Sie bereits in der Lektion 47 kennengelernt haben: Transport, Versicherung, Porto, Verpackung, Vermittlungsprovision etc.

Beispiele:

  • Beim Bezug von Büromaterial werden Ihnen Verpackungskosten und Porto zusätzlich in Rechnung gestellt.
  • Für den persönlichen Besuch in Ihrem Hause berechnet der Rechtsanwalt nicht nur sein Honorar, sondern auch Anfahrts- und Telefonkosten weiter.
  • Für die  Anmietung einer Maschine werden Ihnen zusätzlich zum Mietpreis die Transportkosten in Rechnung gestellt.

Diese Nebenkosten gehören in der Regel zu den Anschaffungskosten des jeweiligen Gegenstandes (z.B. des Bürobedarfs) oder der in Anspruch genommenen Leistung (z.B. der Beratung des Rechtsanwalts) und werden auf dem gleichen Konto gebucht wie der jeweilige Aufwand. Diese Vorgehensweise schreibt Ihnen die Definition der Anschaffungskosten im §255 Abs. 1 HGB vor, die Sie bereits in Lektion 37 im Zusammenhang mit der Bewertung der inventarisierten Gegenstände und Schulden kennengelernt haben.

Beispiel

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Frau Anke Hübsch (Schreibwarenladen) mietet einen industriellen Staubsauger, um die Ladenräume nach der Renovierung zu reinigen. Die Verleihfirma stellt ihr dafür am 17.04.2015 folgende Rechnung:

Miete für Staubsauger 1 Tag85,00 €
Transportkosten pauschal25,00 €
Summe netto110,00 €
zzgl. 19% USt.20,90 €
Rechnungsbetrag brutto130,90 €

Frau Hübsch zahlt den Betrag sofort bar.

Lösung:

Die Transportkosten gehöhren zu den AK der in Anspruch genommenen Vermietungsleistung eines Gegenstandes und werden auf dem gleichen Konto gebucht:

17.04.2015 Aufwand / Barausgabe

SollkontoHabenkonto
Mieten für Einrichtungen110,00Kasse130,90
Vorsteuer 19%20,90

Minderungen

In den meisten Fällen der betrieblichen Praxis haben Sie es nur mit der Entstehung (Mehrung) von Aufwendungen zu tun, die folglich auf den passenden Aufwandskonten im Soll gebucht werden. Diese Situation spiegelte sich in allen bisherigen Beispielen wieder. Manchmal kommt es jedoch vor, dass sich ein bereits gebuchter Aufwand nachträglich mindert.
Mit anderen Worten: die Anschaffungskosten, die beim Bezug eines Gegenstands (z.B. des Bürobedarfs) oder einer Leistung (z.B. der Beratung beim Rechtsanwalt) entstanden sind, werden nachträglich gemindert. Die Gründe für die Minderung können die gleichen sein, die Sie bereits in den Lektionen 46 und 47 kennengelernt haben: Rücksendungen, Nachlässe wegen Mängel, Rabatte, Skonti.

Für die Buchung der Minderungen von Anschaffungskosten der typischen betrieblichen Aufwendungen gilt folgende Regel:

Merke

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Minderung des Aufwands wird immer auf dem gleichen Konto gebucht, wo ursprünglich der Aufwand selbst gebucht wurde, ggf. ist auch die Vorsteuer zu berichtigen.

Diese Vorgehensweise ergibt sich ebenfalls aus der Definition der AK im §255 Abs. 1 HBG.
In der Lektion 47 haben Sie spezielle Konten für die Buchungen von Rabatten und Skonto kennengelernt.
Merken Sie sich bitte, dass diese speziellen Konten ausschließlich im Zusammenhang mit Warenverkehr zu verwenden sind.
Falls Sie diese Konten zur Buchungen von Minderungen der sonstigen Aufwendungen benutzen, begehen Sie einen materiellen Fehler!

Beispiel

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Beispiel 2 (wie oben) – Abwandlung

Vom Bankkonto der Ladeninhaberin Anke Hübsch wird am 01.07.2015 die Halbjahresprämie der Kfz-Versicherung in Höhe von 490,00 € (inkl. 19% Versicherungssteuer) abgebucht.

Lösung:

Bei der Buchung des Geschäftsvorfalls denken Sie daran, dass die Versicherungssteuer nichts mit der Umsatzsteuer zu tun hat und nicht separat gebucht wird.

01.07.2015 Bankabbuchung

SollkontoHabenkonto
Kfz-Versicherung490,00Bank490,00

Am 01.10.2015 verkauft Frau Hübsch das Auto und meldet es ab. Daraufhin erstattet ihr die Versicherung einen Teil der am 01.07.2015 abgebuchten Quartalsprämie. Die Gutschrift auf dem Bankkonto in Höhe von 245,00 € erfolgt am 13.10.2013.

Lösung:

In diesem Fall handelt es sich um eine nachträgliche Minderung von Aufwand, die auf dem gleichen Konto (hier im Haben) wie der Aufwand selbst zu buchen ist.

13.10.2015 Minderung des Aufwands

SollkontoHabenkonto
Bank245,00Kfz-Versicherung245,00

Das Kfz-Versicherungskonto sieht nach den beiden Buchungen wie folgt aus:

SKfz-VersicherungH
01.07.490,0013.10.245,00
 

Würde man nach den beiden Buchungen das Konto durch Summen- und Saldenbildung abschließen, würde sich als Saldo der Betrag von 245,00 € ergeben. Für die Gewinnermittlung würde dann die Kfz-Versicherung mit 245,00 € gewinnmindernd einfließen.

SKfz-VersicherungH
01.07.490,0013.10.
Saldo
245,00
245,00
Summe490,00Summe490,00
 

 

Beispiel

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Beispiel 3

Schräuble GmbH kauft eine halbe Palette von Papierrollen für die betriebliche Küche und erhält dafür am 17.11.2015  folgende Rechnung:

Papierrollen235,00 €
Versandkosten16,90 €
Summe netto251,90 €
zzgl. USt. 19%47,86 €
Rechnung brutto299,76 €

Lösung:

Die Versandkosten gehören als Nebenkosten  zu den AK der Papierrollen und werden auf dem Konto „Betriebsbedarf“ gebucht (Achtung! Eine Buchung auf dem Aufwandskonto „Reinigung“ ist auch korrekt).

17.11.2015 Eingangsrechnung

SollkontoHabenkonto
Betriebsbedarf251,90Verbindlichkeiten LuL299,76
Vorsteuer 19%47,86

Schräuble GmbH bezahlt die Rechnung innerhalb von 7 Tagen nach Abzug von 2% Skonto per Banküberweisung.

Berechnung des Skonto,- Steuer- und Überweisungsbetrages:
Aufwand netto  235,00 € x 2% =  4,70 € Skonto netto x 19% = 0,89 € USt. Korrektur
Skonto netto 4,70 € + USt. Korrektur 0,89 € = 5,59 € Skonto brutto
Verbindlichkeitsbetrag 299,76 € abgzl. Skonto brutto  5,59 € = 294,17 € Überweisungsbetrag

Lösung:
Der in Anspruch genommener Skontobetrag mindert nachträglich die AK der Papierrollen und ist mit Berichtigung der Vorsteuer auf dem gleichen Konto wo die Anschaffung zu buchen.

24.11.2015 Eingangsrechnung

SollkontoHabenkonto
Verbindlichkeiten LuL299,76Bank294,17
  Betriebsbedarf (Skonto netto!)4,70
  Vorsteuer 19%0,89