Für die Geschäftsvorfälle und Buchungen im Zusammenhang mit dem eigenen Personal stehen Ihnen unter anderem folgende Konten (in alphabetischer Reihenfolge) zur Verfügung:
- Löhne
- Gehälter
- Löhne für Minijobs
- Pauschale Lohnsteuer für Aushilfen
- Sozialversicherungsabgaben
- Sonstige Personalkosten
- Zuschuss zu bAV
- Zuschuss zu VWL
Bevor Sie die Tipps und die Beispiele für die Verbuchung der Personalkosten lesen, sollte Ihnen folgende Tatsache bekannt und verständlich sein. Die Durchführung einer Lohn-/ Gehaltsabrechnung, die Ermittlung der damit verbundenen SV- und LSt-Abgaben ist nicht Gegenstand dieses Kurses und gehört in der Praxis in der Regel nicht zum Kompetenzbereich eines Buchhalters. Die Lohn- / Gehaltsabrechnung setzt ein anderes, fundiertes Wissen voraus und stellt ein separates Berufsbild eines Lohnbuchhalters dar. Der Finanzbuchhalter braucht also nicht unbedingt zu verstehen, wie die einzelnen Zahlen zustande kommen, er muss nur wissen, wo und wie er sie zu buchen hat.
Bei der Buchung der Personalkosten gibt es drei Methoden:
- Bruttomethode
- Bruttomethode mit Verrechnungskonto
- Nettomethode
Die ersten beiden Methoden finden in der doppelten Buchführung Anwendung und werden im Kapitel D dieses Kurses im Detail vorgestellt.
Für die einfache Buchführung (EÜR) kommt meistens nur die Nettomethode zum Einsatz. Die Personalkosten werden hier immer mit dem Zahlungsdatum und mit dem jeweiligen Zahlungsbetrag gebucht. Zahlt also ein Arbeitgeber die Gehälter für Dezember eines Jahres erst im Folgejahr, beeinflusst die Zahlung den Gewinn des Folgejahres und nicht des Jahres, in dem der Anspruch auf die Gehälter eigentlich entstanden ist. Zahlt ein Arbeitgeber hingegen bereits im Dezember einen Vorschuss auf den Januar, wird der Vorschuss mit Zahlungsdatum gebucht und beeinflusst somit den Gewinn des aktuellen Jahres (Achtung! 10 –Tages-Regel beachten).
Für die Zahlungen der Personalkosten gibt es gesetzliche und vertragliche Fristen:
Art der Personalkosten | Zahlungsfrist | Empfänger |
Sozialversicherungs- abgaben | Die Zahlungsfrist läuft am drittletzten Bankarbeitstag des lfd. Monats ab. Krankenkassen stellen den Arbeitgebern jedes Jahr Hilfstabellen zur Verfügung, in denen die Fristen (die jeden Monat unterschiedlich ausfallen) vorgegeben sind. | Krankenkassen |
Lohn-/ Gehaltsauszahlung | Die Zahlungsfrist ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag. In der Regel ist es das Monatsende, es kann aber auch anders vereinbart werden z.B. der 3. Tag des Folgemonats. 10-Tage-Regel findet Anwendung. | Arbeitnehmer |
| VWL oder bAV | Die Zahlungsfrist ergibt sich aus dem jeweiligen Vertrag. In der Regel ist es der Monatserste oder der Monatsletzte. | Bankinstitute bzw. Versicherungen |
Steuerabgaben | Die Zahlungsfrist läuft zum 10. des Folgemonats ab. Eine Fristverlängerung wie im Fall der Umsatzsteuer ist nicht möglich. 10-Tage-Regel findet Anwendung. | Finanzamt |
Vertiefung
Tipps für die Praxis - Personalkosten
- Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt besteht darin, dass Löhne mit einem festen Stundensatz pro tatsächlich geleisteten Stunden und Gehälter mit einem festen Monatsbetrag – unabhängig von der Anzahl der geleisteten Stunden – bezahlt werden. Die Lohnbeträge sind also jeden Monat unterschiedlich, während die Gehaltsbeträge konstant bleiben.
- Die Kontenrahmen haben kein separates Konto für die Lohnsteuer (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Diese Abgaben werden entweder auf dem Konto „Löhne“ bzw. „Gehälter“ oder auf einem ganz separaten Konto gebucht, das allerdings von Ihnen selbst angelegt (definiert) werden muss, z.B. „LSt/SolZ/KiSt“.
- In den Beispielen dieser Lektion werden die Zahlungsbeträge einzelner Arbeitnehmer gebucht. Gibt es in einem Unternehmen mehrere Arbeitnehmer, werden die LSt-Abgaben nicht pro Kopf, sondern in einer Summe für alle Arbeitnehmer gebucht (das Finanzamt erhält nur eine Überweisung). Die SV-Abgaben werden für jede betroffene/zuständige Krankenkasse einzeln gebucht. Sind also z.B. 5 Arbeitnehmer bei der gleichen Krankenkasse versichert, entsteht daraus eine Buchung mit den kumulierten Beiträgen für 5 Personen.
Beispiel
Bsp.1:
Die Architektin Petra Keller hat eine vollzeitbeschäftigte Mitarbeiterin, die jeden Monat das gleiche Gehalt bekommt, einen VWL-Vertrag hat und gesetzlich krankenversichert ist. Im Rahmen der Gehaltsabrechnung März im Jahr 2 ergeben sich folgende Zahlungsbeträge:
Sozialversicherungsabgaben (Arbeitgeberanteil 220,32 € + Arbeitnehmeranteil 247,80 €) | 468,12 € | abgebucht durch die Krankenkasse vom betrieblichen Bankkonto am 24.03.xxx2 |
Nettogehalt für die Arbeitnehmerin | 1.542,97 € | überwiesen am 28.03.xxx2 |
VWL | 40,00 € | abgebucht vom Bankinstitut, mit dem der VWL-Vertrag abgeschlossen wurde am 31.03.xxx2 |
Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag | 169,23 € | abgebucht vom Finanzamt am 10.04.xxx2 |
Aufgrund unterschiedlicher Zahlungsfristen werden die Beträge mit 4 separaten Buchungsätzen gebucht. 24.03.xxx2 (Betriebsausgabe)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Sozialversicherungsabgaben | 468,12 | Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 468,12 |
28.03.xxx2 (Betriebsausgabe)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Gehälter | 1.542,97 | Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 1.542,97 |
31.03.xxx2 (Betriebsausgabe)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| VWL | 40,00 | Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 40,00 |
10.04.xxx2 (Betriebsausgabe)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Gehälter (oder LSt/KiSt/SolZ) | 169,23 | Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 169,23 |
Beispiel
Bsp.2:
Der Fliesenleger Uwe Stein hat im September im Jahr 2 einen Aushilfsarbeitnehmer (Minijob) beschäftigt und mit ihm eine Vergütung in Höhe von 450 € vereinbart.
Die Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer hat folgende Zahlungsbeträge ergeben:
Sozialversicherungsabgaben (130,46 €) und Pauschsteuer (9 €), getragen vom Arbeitgeber | 139,46 € | abgebucht durch die Bundesknappschaft Minijob-Zentrale vom betrieblichen Bankkonto am 24.09.xxx2 |
Nettolohn für den Arbeitnehmer | 450,00 € | bar bezahlt am 05.10.xxx2 |
24.09.xxx2 (Betriebsausgabe)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Sozialversicherungsabgaben Pauschale LSt. für Aushilfen | 130,46 9,00 | Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 139,46 |
05.10.xxx2 (Betriebsausgabe)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Löhne für Minijobs | 450,00 | Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 450,00 |
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