Einfache Buchführung mit Hilfe der Tabellenkalkulation

Im Rahmen der einfachen Buchführung (EÜR) ist eine einseitige Erfassung der Geschäftsvorfälle erlaubt, weswegen Sie diese mithilfe einer simplen, zweispaltigen Tabelle vornehmen können.
Ähnlich wie das schon beim Haushaltsbuch der Fall war, listen Sie in einer Spalte alle Einnahmen und in der anderen alle Ausgaben in chronologischer Reihenfolge auf. Am Jahresende ermitteln Sie die Summen der Spalten, dann den Differenzbetrag zwischen den beiden Summen und kommen so auf die gesetzlich vorgeschriebene Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer: den Gewinn- oder den Verlustbetrag.

Von dieser Vorgehensweise – auch wenn sie absolut  korrekt ist! – möchte ich Ihnen aus drei wichtigen Gründen abraten.

Grund 1

Im Kapitel B dieses Kurses haben Sie alles Wichtige über die Umsatzsteuer erfahren. Sie wissen u.a., dass eine USt-Voranmeldung nicht auf Papier, sondern elektronisch an das Finanzamt übermittelt wird. Falls Sie tatsächlich Ihre einfache Buchführung mit Hilfe einer Tabelle führen, müssen Sie für die elektronische Übermittlung der Voranmeldung alles, was dafür relevant ist

• zusätzlich,
• aufwendig und sicherlich auch
• fehleranfällig

ermitteln. Auch die manuelle Übertragung der relevanten Werte in die Online-Formulare stellt eine weitere Fehlerquelle dar.

Grund 2

Erinnern Sie sich noch an die GoB´s aus der Lektion 6?
Dort stand  unter anderem, dass sich die im Rahmen der Buchführung vorgenommenen Änderungen nachverfolgen lassen müssen. Man darf Beträge und Inhalte nicht einfach beliebig oft überschreiben, ohne dass die ursprüngliche Eintragung nicht mehr sichtbar ist. In einer einfachen Tabelle ist es aber möglich, die vorgenommen Eintragungen zu löschen bzw. zu überschreiben und die mehrmals geänderten Inhalte in der gleichen Datei zu speichern.
Mit der Möglichkeit der Löschung von Einträgen aus der Tabelle ist eine der wichtigsten Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung nicht erfüllt.
Da nicht nur bilanzierende Unternehmer, sondern auch EÜR-ler mit Betriebsprüfungen rechnen müssen, könnte es passieren, dass die tabellenkalkulationsbasierte einfache Buchführung vom Prüfer verworfen wird und die Umsätze und die Steuerlast auf Basis einer (meist zu hohen!) Schätzung ermittelt werden.

Grund 3

Die Gewinnermittlung mittels eines formlosen Formulars (einfache Tabelle) ist den Steuerpflichtigen nur unter der Voraussetzung gestattet, dass die Summe der Betriebseinnahmen die Grenze von 17.500 € im Jahr nicht übersteigt.  Sobald die Grenze überschritten wird, müssen Sie die Ergebnisse Ihrer Buchführung:

• auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck und
• auf dem elektronischen Wege (ELSTER)

übermitteln.

Der Aufbau dieses Vordrucks, der als „Anlage EÜR“ bekannt ist, wird jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Die Anlage EÜR für das Jahr 2014 sieht so aus:

Um die Anlage EÜR nach allen Regeln der Kunst zu erstellen und sie anschließend elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln, sollten Sie eine dafür ausgelegte Buchführungssoftware benutzen.  Auf dem Markt gibt es viele Hersteller (Datev, Agenda, Lexware, Sage KHK etc.), die für Ihre Zwecke maßgeschneiderte und zudem noch GoB-zertifizierte Softwarelösungen anbieten. Auf dem ELSTER Portal ist eine Übersicht über viele Softwareprodukte, wo Sie nach Ihren Ansprüchen filtern und die am besten passende Lösung finden können.