Aufbewahrungsformen

Bezüglich der Aufbewahrung von Belegen und sonstigen Unterlagen, die mit der Buchführung zu tun haben, sollte folgendes beachtet werden:

• Jahresabschlussunterlagen (Bilanzen, Inventurlisten) sind im Original aufzubewahren.
• Buchungsbelege können im Original oder auf Speichermedien (als Dateien, Bilder etc.) aufbewahrt werden.

Wenden Sie eine papier- und platzsparende Alternativform der Aufbewahrung z.B. Digitalisierung an, müssen Sie dafür sorgen, dass die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können. Sie müssen also über die entsprechende Hard- und Softwareausstattung verfügen, die auch noch nach 10 Jahren in der Lage ist, die archivierten Dateien wiederzugeben.
Ist die Wiedergabe der Belege für Prüfungszwecke mit Kosten verbunden, gehen diese stets zu Ihren Lasten. Im Zeitalter der sich ständig weiter entwickelnden EDV-Systeme und ändernden Dateiformate, birgt die Aufbewahrungsform neben überwiegender Vorteile trotzdem gewisse Risiken und erfordert von Ihnen eine über längeren Zeitraum gut aufeinander abgestimmte technische Ausstattung.