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Buchführen-lernen - Buchen typischer Aufwendungen - Überblick

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Buchführen-lernen

Buchen typischer Aufwendungen - Überblick

Zu den typischen Geschäftsvorfällen, die unabhängig von der Branche und Größe so gut wie in jedem Unternehmen entstehen und in der Buchführung aufzuzeichnen sind und eine ganze Reihe einfacher Buchungssätze auslösen, gehören

  • Raumkosten
  • Ausgaben für Fahrzeuge
  • Versicherungen, Beiträge und Abgaben sowie
  • sog. Verwaltungskosten

Damit sie als Betriebsausgaben anzusehen sind und ihre Verbuchung den betrieblichen Gewinn mindert, müssen sie lediglich zwei Voraussetzungen erfüllen:

  • betriebliche Verursachung und
  • Nachweis ihrer Höhe durch eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung.

Fehlt bei einer Ausgabe die betriebliche Verursachung, haben Sie es in der Regel mit einer Privatentnahme zu tun. Privatentnahmen werden in der Lektion 53 dieses Kapitels gesondert behandelt.
Nachfolgend werden die einzelnen Ausgabenarten etwas genauer beschrieben. Beachten Sie dabei insbesondere die Tipps für die Praxis.

Falls Sie dieses Thema bereits im Rahmen des Kapitels C durchgearbeitet haben, stellen Sie sich auf eine Wiederholung der theoretischen Inhalte ein, bestückt mit Beispielen, die auf bilanzierende Unternehmen zutreffen.

Raumkosten

Für die Geschäftsvorfälle und Buchungen im Zusammenhang mit den betrieblichen Räumen stehen Ihnen unter anderem folgende Konten (in alphabetischer Reihenfolge) zur Verfügung:

Gehören die betrieblichen Räume Ihnen (sie werden weder gepachtet noch gemietet), sind für Sie alle Konten außer Miete und Pacht relevant.

Vertiefung

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Miete und Pacht

Als erstes sollten Sie den Unterschied zwischen Miete und Pacht kennen. Miete bezieht sich in der Regel nur auf die Überlassung von Räumen, während bei der Pacht auch die Einrichtungsgegenstände zur Pachtsache dazu gehören. Mit Pacht haben Sie am häufigsten bei Gaststätten und Restaurants zu tun, wo neben den Räumen in der Regel auch das Mobiliar und die Kücheneinrichtung gepachtet werden.

Wie Sie bereits aus der Lektion 10 des Kapitels B wissen, ist Vermietung und Verpachtung gem. §4 Nr. 12a UStG grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Die gewerblichen Vermieter/Verpächter machen jedoch oft vom §9 UStG Gebrauch und „optieren“ freiwillig zur Umsatzsteuer.

Vor der Buchung dieser Betriebsausgabenarten empfehle ich, den Miet- bzw. Pachtvertrag in der Hinsicht genau zu prüfen. Es kommt nämlich in Praxis nicht selten vor, dass gewerbliche Vermietung trotzdem ohne USt. abgewickelt wird.

 

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Gas, Strom, Wasser

Achten Sie bei der Verbuchung von Abschlagsbeträgen an die Versorgungsunternehmen darauf, dass:
-  Strom und Gas mit      19% USt
-  Wasser mit                   7% USt. und
-  Abwasser  mit               0% USt.
belegt sind.

 

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Grundsteuer

Das Konto „Grundsteuer“ ist in erster Linie bei eigenen Räumen relevant. Die Grundsteuer wird vom Finanzamt nicht nur für eigene „Grundstücke“, sondern auch für eigene Immobilien erhoben. Sie kann allerdings auch bei gemieteten bzw. gepachteten Räumen relevant sein. Grundsteuer kann als sog. umlagefähige Kosten dem Mieter/Pächter im Rahmen der Nebenkosten weiter berechnet werden. Ob Sie also die Grundsteuer auf dem speziellen Konto buchen, hängt davon ab, ob Ihr Vermieter/Verpächter diesen Kostenfaktor in der Nebenkostenabrechnung explizit ausweist oder nicht. Verwechseln Sie die Grundsteuer nicht mit der Grunderwerbsteuer! Die letztere wird einmalig i.H.v. 3,5 % des Kaufpreises beim Erwerb einer Immobilie gezahlt, die Grundsteuer dagegen wird 4 Mal im Jahr gezahlt und gehört zu den lfd. Kosten.

 

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Instandhaltung betrieblicher Räume

Achten Sie darauf, dass nur typische, substanzerhaltende Renovierungsarbeiten als Betriebsausgaben gelten und auf das Konto „Instandhaltung betrieblicher Räume“ gebucht werden dürfen. Dazu gehören auf jeden Fall Malerarbeiten oder Erneuerung der Bodenbeläge.

Handelt es sich bei den Renovierungsarbeiten um Modernisierungen, die die Bausubsatz wesentlich verändern (z.B. nachträglicher Anbau von Balkonen), gehören diese Aufwendungen der Gruppe der „nicht sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben“ an. Da die Abgrenzung zwischen „Substanzerhaltung“ und „Modernisierung“ in der Praxis ein erhebliches  Problem darstellt und oft zu Streitigkeiten zwischen den Steuerpflichtigen und der Finanzverwaltung führt, sollten Sie in diesen Fällen stets Ihren Steuerberater kontaktieren.

 

Beispiel

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Beispiel 1

Schräuble GmbH bezahlt den Abschlag für die Energieversorgung am 02.07.2015.

Der Gesamtbetrag in Höhe von 3.650,00 € wird vom betrieblichen Bankkonto abgebucht und setzt sich zusammen aus:
- Strom 1.950,00 €
- Wasser 1.100,00 €
- Abwasser 600,00 €

02.07.2015 Bankabbuchung

SollkontoHabenkonto
Gas, Strom, Wasser (Strom)1.638,66Bank3.650,00
Vorsteuer 19% (Strom)311,34  
Gas, Strom, Wasser (Wasser)1.028,04
Vorsteuer 7% (Wasser)71,96
Gas, Strom, Wasser (Abwasser)600,00

 

Beispiel

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Beispiel 2

Frau Anke Hübsch (Schreibwarenladen) erteilte dem Fliesenleger Uwe Stein einen Renovierungsauftrag für die betrieblichen Räume. Sie erhielt dafür eine am 15.04.2015 ausgestellte Rechnung, mit der Sie in diesem Kurs bereits mehrmals zu tun hatten. Nachfolgend wird der Rechnungseingang aus der Sicht der bilanzierenden Anke Hübsch gebucht.

image

23.07.2015 Rechnungseingang

SollkontoHabenkonto
Instandhaltung Räume3.101,10Verbindlichkeiten LuL3.690,31
Vorsteuer 19%589,21

Frau Hübsch begleicht die Rechnung ohne Abzug von Skonto am 29.04.2015 per Banküberweisung

29.04.2015 Überweisung

SollkontoHabenkonto
Verbindlichkeiten LuL3.690,31Bank3.690,31

Kraftfahrzeugkosten

Für die Geschäftsvorfälle und Buchungen im Zusammenhang mit den betrieblichen Fahrzeugen (LKW, PKW und sonstige Transportmittel) stehen Ihnen unter anderem folgende Konten (in alphabetischer Reihenfolge) zur Verfügung:

  • Garagenmiete
  • Kfz-Reparaturen
  • Kfz-Steuer
  • Kfz-Versicherung
  • Leasing Kfz
  • Lfd. Kfz-Betriebskosten (Tanken)
  • Sonstige Kfz-Kosten

Auf diesen Konten werden die Kosten für eigene, gemietete bzw. geleaste Fahrzeuge ggf. mit Vorsteuer gebucht. Die Kontenamen sind so gut wie selbsterklärend und deuten darauf hin, welche Aufwandsarten wo genau gebucht werden sollen. Beachten Sie die nützlichen Tipps für Ihre Praxis rund um die betrieblichen Fahrzeuge.

 

Vertiefung

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Steuerfreie Fahrzeugkosten

Kfz-Steuer und Kfz-Versicherung sind umsatzsteuerfrei. Die in der Versicherungsprämie enthaltene Versicherungssteuer (19%) hat nichts mit der USt. zu tun und wird nicht separat (auf keinem getrennten Konto) gebucht.

 

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Leasingsonderzahlung

Bei geleasten Fahrzeugen ist oft eine einmalige Leasingsonderzahlung zu leisten. Bei der doppelten Buchführung müssen Sie den Betrag auf die Dauer des Leasingvertrages verteilen. Eine solche Buchung wird als „Rechnungsabgrenzung“ bezeichnet. Sie wird in der Regel im Rahmen der Jahresabschlussbuchungen von Ihrem Steuerberater durchgeführt. Der Sinn und Zweck einer Rechnungsabgrenzung ist die korrekte Zuordnung von Aufwand  (aber auch von Ertrag) zu dem Wirtschaftsjahr, in dem dieser wirtschaftlich verursacht wurden.

 

Vertiefung

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Parkscheine

Parkscheine gehören nicht zu den Kfz-Kosten, sondern zu den Reisekosten (diese werden später behandelt), dabei stellen Strafzettel für das Falschparken bzw. für Geschwindigkeitsüberschreitungen  immer Privatentnahmen und keine Betriebsausgaben dar.

 

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Sonstige Kosten

Für Autowäsche, Öl- und Reifenwechsel steht das Konto „Sonstige Kfz-Kosten“ zur Verfügung.

 

Beispiel

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Beispiel 1

Eine Mitarbeiterin von Schräuble GmbH tankt am 23.03.2015 den betrieblichen Kleintransporter für 116,80 € (inkl. 19% USt). Sie kauft an der Tankstelle auch Motorenöl für 21,30 € (inkl. 19% USt).

Den Gesamtbetrag in Höhe von 138,10 € zahlt sie bar und legt die Quittung am gleichen Tag in der Buchhaltungsabteilung vor. Die Buchhalterin erstattet ihr die Auslage.

23.03.2015 Barausgabe

SollkontoHabenkonto
Lfd. Kfz-Betriebskosten98,15Kasse138,10
Vorsteuer 19%18,65  
Sonstige Kfz-Kosten17,90
Vorsteuer 19%3,40

Beispiel

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Beispiel 2

Vom Bankkonto der Ladeninhaberin Anke Hübsch wird am 01.07.2015 die Halbjahresprämie der Kfz-Versicherung in Höhe von 490,00 € (inkl. 19% Versicherungssteuer) abgebucht.

Lösung:

Bei der Buchung des Geschäftsvorfalls denken Sie daran, dass die Versicherungssteuer nichts mit der Umsatzsteuer zu tun hat und nicht separat gebucht wird.

01.07.2015 Bankabbuchung

SollkontoHabenkonto
Kfz-Versicherung490,00Bank490,00

Versicherungen, Beiträge und Abgaben

Bevor Sie sich mit einigen Besonderheiten dieser Gruppe der betrieblichen Aufwendungen vertraut machen, sehen Sie sich zunächst die dafür vorgesehen Konten an:

  • Versicherungen
  • Beiträge
  • Sonstige Abgaben und Gebühren

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Verwaltungskosten
  • Versicherungen wie z.B. Betriebshaftpflicht- oder Rechtsschutzversicherung beinhalten Versicherungssteuer, die nicht separat gebucht wird (bitte nicht mit Umsatzsteuer verwechseln, zumal beide Steuerarten 19% betragen)
  • Beiträge wie IHK-Beitrag, Mitgliedsbeitrag der Handwerkskammer, Rundfunkbeitrag und staatliche oder städtische Abgaben sind umsatzsteuerfrei. Eine wichtige Ausnahme sind die GEMA-Gebühren, die mit 7% USt. belegt sind. Auch Mitgliedsbeiträge privater Verbände können evtl. Umsatzsteuer enthalten. Prüfen Sie immer genau die Verträge und die Beitragsbescheide.

 

Beispiel

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Beispiel

Frau Anke Hübsch (Schreibwarenladen) bezahlt die Halbjahresprämie der betrieblichen Haftpflichtversicherung in Höhe von 390,00 € am 02.07.2015 per Banküberweisung.

02.07.2015 Überweisung

SollkontoHabenkonto
Versicherungen390,00Bank390,00

Verwaltungskosten

Für die Geschäftsvorfälle und Buchungen im Zusammenhang mit diversen Verwaltungskosten stehen Ihnen unter anderem folgende Konten (in alphabetischer Reihenfolge) zur Verfügung:

  • Abschluss- und Prüfungskosten
  • Betriebsbedarf
  • Bürobedarf
  • Fortbildungskosten
  • Mieten für Einrichtungen
  • Nebenkosten des Geldverkehrs
  • Porto
  • Rechts- und Beratungskosten
  • Telefon
  • Werkzeuge und Kleingeräte
  • Zeitschriften/Bücher

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Verwaltungskosten
  • Achtung bei den Belegen der Deutschen Post, denn nicht alle davon sind umsatzsteuerfrei.
  • Die Postagenturen verkaufen außer Briefmarken noch viele andere – umsatzsteuerpflichtige – Produkte wie z.B. Packsets, Grußkarten bzw. Bürobedarf.
  • Die Telekommunikationsgesellschaften (z.B. die Telekom) berechnen oft Fremdleistungen weiter, die von anderen Anbietern erbracht wurden. Auf die weiterberechnete Leistungen wird keine Umsatzsteuer erhoben. Diese Kosten müssen dann separat (ohne VSt-Abzug) gebucht werden.Beim Kauf von Telefonkarten oder bei Handyaufladungen (prepaid) ist auf den Belegen ebenfalls keine USt. ausgewiesen (sie darf also nicht gebucht werden!)

 

Beispiel

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Beispiel 1

Frau Anke Hübsch (Schreibwarenladen) abonniert die Fachzeitschrift „Recht & Steuern“ und zahlt am 01.01.2015 107,00 € (inkl. 7% VSt. 7,00 €) den Jahrespreis per Banküberweisung.

01.01.2015 (Überweisung)

SollkontoHabenkonto
Zeitschriften, Bücher100,00Bank107,00
Vorsteuer 7%7,00

 

Beispiel

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Beispiel 2

Frau Anke Hübsch (Schreibwarenladen) nimmt im März 2015 an einer Fortbildung zum Thema „Wirksam werben“ teil. Die Rechnung in Höhe von 323,00 €, inkl. 19% USt. (51,57 €) erhält sie am 02.04.2015. Sie begleicht die Rechnung am 28.04.2015.

02.04.2015 Eingangsrechnung

SollkontoHabenkonto
Fortbildungskosten271,43Verbindlichkeiten LuL323,00
Vorsteuer 19%51,37  

28.04.2015 Überweisung

SollkontoHabenkonto
Verbindlichkeiten LuL323,00Bank323,00

Beispiel

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Beispiel 3

Das Bankinstitut von Schräuble GmbH belastet am 20.06.2015 dem betrieblichen Girokonto von Schräuble GmbH die Gebühr für die Erstellung von Kopien der verloren gegangenen Kontoauszüge in Höhe von 15 €.

20.06.2015 Bankbelastung

SollkontoHabenkonto
Nebenkosten des Geldverkehrs15,00Bank15,00

 

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Abschluss- und  Prüfungskosten

Die Abschluss- und Prüfungskosten entstehen immer erst nach dem Ende eines Wirtschaftsjahres und müssen im Rahmen der korrekten zeitlichen Zuordnung des Aufwands (Rechnungsabgrenzung) immer rückwirkend – beim regulären WJ  mit dem Datum 31.12. – gebucht werden. Da zu diesem Zeitpunkt die Rechnung noch nicht vorgelegen hat, darf die Vorsteuer aus dieser Rechnung jedoch nicht zahllastmindernd gebucht werden. Die Vorsteuer wird in dem Fall auf einem speziellen Forderungskonto „Vorsteuer im Folgejahr abziehbar“ gebucht.

 

Beispiel

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Beispiel 4

Der Steuerberater von Schräuble GmbH erstellt den kompletten Jahresabschluss 2014 und stellt dafür folgende Rechnung:

Erstellung des Jahresabschlusses 20149.800,00 €
Umsatzsteuererklärung 20141.450,00 €
Körperschaftsteuererklärung 20141.670,00 €
Gewerbesteuererklärung 20141.350,00 €
Summe netto14.270,00 €
zzgl. 19% USt.2.711,30 €
Rechnungsbetrag brutto16.981,30 €

Die Rechnung trägt das Datum 15.04.2015.

31.12.2014 Eingangsrechnung

SollkontoHabenkonto
Abschluss- und Prüfungskosten14.270,00Verbindlichkeiten LuL16.981,30
Vorsteuer im Folgejahr abziehbar2.711,30

In dem Monat, in dem die Rechnung vorgelegt wird, darf die Vorsteuer zahllastmindernd umgebucht werden (der Betrag von 2.711,30 € wird in der USt-Voranmeldung April 2015 berücksichtigt).

Das Forderungskonto „Vorsteuer im Folgejahr abziehbar“ löst sich durch diese Umbuchung auf.

15.04.2015 Umbuchung der Vorsteuer

SollkontoHabenkonto
Vorsteuer 19%2.711,30Vorsteuer im Folgejahr abziehbar2.711,30

Schräuble GmbH begleicht die Rechnung des Steuerberaters am 14.05.2015 per Banküberweisung.

14.05.2015 Überweisung

SollkontoHabenkonto
Verbindlichkeiten LuL16.981,30Bank16.981,30