Buchen typischer Aufwendungen - Überblick

Als erstes sollten Sie den Unterschied zwischen Miete und Pacht kennen. Miete bezieht sich in der Regel nur auf die Überlassung von Räumen, während bei der Pacht auch die Einrichtungsgegenstände zur Pachtsache dazu gehören. Mit Pacht haben Sie am häufigsten bei Gaststätten und Restaurants zu tun, wo neben den Räumen in der Regel auch das Mobiliar und die Kücheneinrichtung gepachtet werden.

Wie Sie bereits aus der Lektion 10 des Kapitels B wissen, ist Vermietung und Verpachtung gem. §4 Nr. 12a UStG grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Die gewerblichen Vermieter/Verpächter machen jedoch oft vom §9 UStG Gebrauch und „optieren“ freiwillig zur Umsatzsteuer.

Vor der Buchung dieser Betriebsausgabenarten empfehle ich, den Miet- bzw. Pachtvertrag in der Hinsicht genau zu prüfen. Es kommt nämlich in Praxis nicht selten vor, dass gewerbliche Vermietung trotzdem ohne USt. abgewickelt wird.

Achten Sie bei der Verbuchung von Abschlagsbeträgen an die Versorgungsunternehmen darauf, dass:
-  Strom und Gas mit      19% USt
-  Wasser mit                   7% USt. und
-  Abwasser  mit               0% USt.
belegt sind.

Das Konto „Grundsteuer“ ist in erster Linie bei eigenen Räumen relevant. Die Grundsteuer wird vom Finanzamt nicht nur für eigene „Grundstücke“, sondern auch für eigene Immobilien erhoben. Sie kann allerdings auch bei gemieteten bzw. gepachteten Räumen relevant sein. Grundsteuer kann als sog. umlagefähige Kosten dem Mieter/Pächter im Rahmen der Nebenkosten weiter berechnet werden. Ob Sie also die Grundsteuer auf dem speziellen Konto buchen, hängt davon ab, ob Ihr Vermieter/Verpächter diesen Kostenfaktor in der Nebenkostenabrechnung explizit ausweist oder nicht. Verwechseln Sie die Grundsteuer nicht mit der Grunderwerbsteuer! Die letztere wird einmalig i.H.v. 3,5 % des Kaufpreises beim Erwerb einer Immobilie gezahlt, die Grundsteuer dagegen wird 4 Mal im Jahr gezahlt und gehört zu den lfd. Kosten.

Achten Sie darauf, dass nur typische, substanzerhaltende Renovierungsarbeiten als Betriebsausgaben gelten und auf das Konto „Instandhaltung betrieblicher Räume“ gebucht werden dürfen. Dazu gehören auf jeden Fall Malerarbeiten oder Erneuerung der Bodenbeläge.

Handelt es sich bei den Renovierungsarbeiten um Modernisierungen, die die Bausubsatz wesentlich verändern (z.B. nachträglicher Anbau von Balkonen), gehören diese Aufwendungen der Gruppe der „nicht sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben“ an. Da die Abgrenzung zwischen „Substanzerhaltung“ und „Modernisierung“ in der Praxis ein erhebliches  Problem darstellt und oft zu Streitigkeiten zwischen den Steuerpflichtigen und der Finanzverwaltung führt, sollten Sie in diesen Fällen stets Ihren Steuerberater kontaktieren.

Kfz-Steuer und Kfz-Versicherung sind umsatzsteuerfrei. Die in der Versicherungsprämie enthaltene Versicherungssteuer (19%) hat nichts mit der USt. zu tun und wird nicht separat (auf keinem getrennten Konto) gebucht.

Bei geleasten Fahrzeugen ist oft eine einmalige Leasingsonderzahlung zu leisten. Bei der doppelten Buchführung müssen Sie den Betrag auf die Dauer des Leasingvertrages verteilen. Eine solche Buchung wird als „Rechnungsabgrenzung“ bezeichnet. Sie wird in der Regel im Rahmen der Jahresabschlussbuchungen von Ihrem Steuerberater durchgeführt. Der Sinn und Zweck einer Rechnungsabgrenzung ist die korrekte Zuordnung von Aufwand  (aber auch von Ertrag) zu dem Wirtschaftsjahr, in dem dieser wirtschaftlich verursacht wurden.

Parkscheine gehören nicht zu den Kfz-Kosten, sondern zu den Reisekosten (diese werden später behandelt), dabei stellen Strafzettel für das Falschparken bzw. für Geschwindigkeitsüberschreitungen  immer Privatentnahmen und keine Betriebsausgaben dar.

Für Autowäsche, Öl- und Reifenwechsel steht das Konto „Sonstige Kfz-Kosten“ zur Verfügung.

• Versicherungen wie z.B. Betriebshaftpflicht- oder Rechtsschutzversicherung beinhalten Versicherungssteuer, die nicht separat gebucht wird (bitte nicht mit Umsatzsteuer verwechseln, zumal beide Steuerarten 19% betragen)

• Beiträge wie IHK-Beitrag, Mitgliedsbeitrag der Handwerkskammer, Rundfunkbeitrag und staatliche oder städtische Abgaben sind umsatzsteuerfrei. Eine wichtige Ausnahme sind die GEMA-Gebühren, die mit 7% USt. belegt sind. Auch Mitgliedsbeiträge privater Verbände können evtl. Umsatzsteuer enthalten. Prüfen Sie immer genau die Verträge und die Beitragsbescheide.

• Achtung bei den Belegen der Deutschen Post, denn nicht alle davon sind umsatzsteuerfrei.
• Die Postagenturen verkaufen außer Briefmarken noch viele andere – umsatzsteuerpflichtige – Produkte wie z.B. Packsets, Grußkarten bzw. Bürobedarf.
• Die Telekommunikationsgesellschaften (z.B. die Telekom) berechnen oft Fremdleistungen weiter, die von anderen Anbietern erbracht wurden. Auf die weiterberechnete Leistungen wird keine Umsatzsteuer erhoben. Diese Kosten müssen dann separat (ohne VSt-Abzug) gebucht werden.Beim Kauf von Telefonkarten oder bei Handyaufladungen (prepaid) ist auf den Belegen ebenfalls keine USt. ausgewiesen (sie darf also nicht gebucht werden!)

Die Abschluss- und Prüfungskosten entstehen immer erst nach dem Ende eines Wirtschaftsjahres und müssen im Rahmen der korrekten zeitlichen Zuordnung des Aufwands (Rechnungsabgrenzung) immer rückwirkend – beim regulären WJ  mit dem Datum 31.12. – gebucht werden. Da zu diesem Zeitpunkt die Rechnung noch nicht vorgelegen hat, darf die Vorsteuer aus dieser Rechnung jedoch nicht zahllastmindernd gebucht werden. Die Vorsteuer wird in dem Fall auf einem speziellen Forderungskonto „Vorsteuer im Folgejahr abziehbar“ gebucht.