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Buchführen-lernen - Sonstige, sofort abziehbare Betriebsausgaben

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Buchführen-lernen

Sonstige, sofort abziehbare Betriebsausgaben

Zu den weiteren sofort abziehbaren Betriebsausgaben gehören die Zahlungen der Umsatzsteuer an das Finanzamt. Das wissen Sie bereits aus der Lektion 4 im Kapitel A. Wie USt-Zahllast bzw. Vorsteuerüberhang zustande kommen, haben Sie wiederum im Kapitel B, Lektion 12 erfahren. Zu dem Zeitpunkt waren Ihnen aber weder die T-Konten-Logik noch der Buchungssatz bekannt.

Im Zusammenhang mit den Zahlungen der Umsatzsteuer stehen Ihnen eigentlich nur 3 Konten zur Verfügung:

  • USt-Vorauszahlungen
  • USt-Sondervorauszahlung 1/11
  • USt-Vorjahr

Beispiel – Überweisung Umsatzsteuerzahllast

Der Fliesenleger Uwe Stein hat die USt.-Voranmeldung für das 2. Quartal 2015 am 10.07.2015 per Elster übermittelt. Die USt-Zahllast in Höhe von 863,75 € hat er am 22.07.2015 (mit Verspätung) überwiesen.

22.07.2015 (Betriebsausgabe)

SollkontoHabenkonto
USt-Vorauszahlungen863,75Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
863,75

Beispiel – Erstattung Vorsteuerüberhang

Durch den Erwerb einer hochwertigen EDV-Anlage samt Software für die 3D-Bearbeitung hat sich im Monat Mai 2015 in der USt-Voranmeldung der Architektin Petra Keller ein Vorsteuerüberhang in Höhe von 2.035,32 € ergeben. Den Betrag erstattete das Finanzamt am 23.07.2015 auf das Bankkonto von Frau Keller.

03.05.2015 (Betriebseinnahme)

SollkontoHabenkonto
Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
2.035,32USt-Vorauszahlungen2.035,32

Beispiel – Überweisung Sondervorauszahlung

Die Architektin Petra Keller beantragt am 08.02.2015 eine Dauerfristverlängerung für die Abgabe der USt-Voranmeldungen 2015. Als Sondervorauszahlung hat sie den Betrag von 1.365 € ermittelt.

Das Finanzamt bucht den Betrag von ihrem Bankkonto am 12.02.2015.

12.02.2015 (Betriebsausgabe)

SollkontoHabenkonto
USt-Sondervorauszahlung 1/111.365,00Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
1.365,00

Beispiel – Überweisung Umsatzsteuerzahllast Vorjahr

Der Fliesenleger Uwe Stein hat die USt-Vorauszahlung für 4. Quartal 2014 in Höhe von 1.986,35 € am 08.02.2015 überwiesen.

08.02.2015 (Betriebsausgabe)

SollkontoHabenkonto
USt-Vorjahr1.986,35Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
1.986,35

In der buchhalterischen Praxis steckt außerdem eine Vielzahl seltener  Geschäftsvorfälle, die eine wiederkehrende Herausforderung darstellen. Die häufigste Frage, die ein Buchhalter stellt, lautet „Wie/wo wird das gebucht?“. Insbesondere die Geschäftsvorfälle, die sich selten wiederholen bzw. sogar wirklich einmalig sind, stellen bei ihrer Umwandlung in korrekte Buchungsätze ein erhebliches Problem dar.

In diesem Abschnitt der Lektion erhalten Sie eine auf 3 Fälle komprimierte Kontierungshilfe mit problematischen Fällen, die Sie sicherlich früher oder später im betrieblichen Alltag lösen müssen. Ansonsten verweise ich  auf folgende Literatur und die Kontierungshilfen:

Vertiefung

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Tipp für die Praxis – Darlehen

Nehmen Sie ein Darlehen auf (egal in welcher Höhe und mit welcher Laufzeit), haben Sie als EÜR-ler zwei Möglichkeiten:

  • Sie buchen weder die Darlehensaufnahme- noch die –tilgung, lediglich die Zinsen bzw. Gebühren, die eine Betriebsausgabe darstellen.
  • Sie buchen sowohl die Darlehensaufnahme- als auch die –tilgung und natürlich  die Zinsen und Gebühren.

Der Vorteil der zweiten Vorgehensweise besteht darin, dass Sie mehr Kontrolle über die Höhe und die Fälligkeiten der eigenen Schulden haben, auch wenn dieses steuerrechtlich nicht verlangt wird.

Die Darlehensaufnahme stellt keine Betriebseinnahme dar, genauso wie die Tilgung keine Betriebsausgabe ist. Beide Beträge werden jedoch nach den Regeln für Einnahmen (im Haben) und Ausgaben (im Soll) gebucht.

Nur Zinsen und Bearbeitungsgebühren, die bei Darlehensaufnahme von den Banken erhoben werden, können als Betriebsausgaben gebucht werden.

Beispiel – Aufnahme und Tilgung von Darlehen

Die Architektin Petra Keller nimmt bei der Bank am 01.05.2015 ein Darlehen in Höhe von 20.000 € zur Anschaffung einer EDV-Anlage samt Software für die 3D-Bearbeitung auf. Im Rückzahlungsplan sind monatliche Raten in Höhe von 612,98 € vereinbart. Es handelt sich um ein Annuitätendarlehen.

Die Bank berechnet eine einmalige Bearbeitungsgebühr in Höhe 450,00 €, die am Tag der Darlehensauszahlung auf einmal dem Bankkonto von Frau Keller belastet wird.

Am 31.05.2015 wird die erste Rate in Höhe von 612,98 € abgebucht.
Lt. Verwendungszweck auf dem Kontoauszug setzt sich der Betrag aus 504,65 € Tilgung und 108,33 € Zinsen zusammen.

Frau Keller entscheidet sich, den kompletten Vorgang zu buchen.

Lösung:

01.05.2015 (keine Betriebseinnahme)

SollkontoHabenkonto
Verrechnungskonto EÜR
nicht erfolgswirksam
20.000,00Darlehen20.000,00

01.05.2015 (Betriebsausgabe)

SollkontoHabenkonto
Kosten des Geldverkehrs450,00Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
450,00

31.05.2015 (keine Betriebsausgabe)

SollkontoHabenkonto
Darlehen504,65Verrechnungskonto EÜR
nicht erfolgswirksam
504,65

31.05.2015 (Betriebsausgabe)

SollkontoHabenkonto
Zinsen (langfristig)108,33Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
108,33

Vertiefung

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Tipp für die Praxis – Zinsen

Bei der Buchung von Zinsen ist immer darauf zu achten, ob die Zinsen auf Grund von langfristigen oder von kurzfristigen Geldverbindlichkeiten entstanden sind.

Zu den langfristigen Geldverbindlichkeiten gehören:

  • alle von Ihnen aufgenommene Darlehen, mit einer Laufzeit von mind. 1 Jahr, bzw.
  • Darlehen zur Finanzierung von Anschaffungen für Gegenstände, die dem Betrieb auf Dauer dienen (z.B. Kauf eines Pkws, Kauf einer Maschine etc.).

Werden Ihnen Zinsen im Zusammenhang mit den langfristigen Geldverbindlichkeiten berechnet, buchen Sie diese unbedingt auf dem Konto „Zinsaufwendungen (langfristig)“ bzw. auf „Zinsaufwendungen (Finanzierung BGA)“, falls es sich um Darlehen zur Finanzierung von Anlagegenständen handelt.

Zu den kurzfristigen Geldverbindlichkeiten gehören z.B.:

  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
  • Überziehung des Girokontos bei der Bank

Die im Zusammenhang mit kurzfristigen Geldverbindlichkeiten entstehenden Zinsen werden auf dem Konto „Zinsaufwendungen (kurzfristig)“ gebucht.

Der Grund für die Notwendigkeit der Unterscheidung zwischen lang- und kurzfristigen Zinsen liegt in der Ermittlung der Besteuerungsgrundlage am Jahresende. Zinsen gehören grundsätzlich zu den Betriebsausgaben und mindern den Gewinn. Zinsen, die durch die Überziehung des Bankkontos entstehen, könnten aber durch sog. „Überentnahmen“ (hohe Privatentnahmen vom betrieblichen Bankkonto) verursacht werden. In dem Fall werden die Zinsen nicht in voller Höhe die steuerliche Bemessungsgrundlage mindern dürfen. Entsprechende Berechnungen hierzu führt die Finanzverwaltung im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Steuererklärung durch. Sie müssen also lediglich auf die saubere Unterscheidung der beiden Zinsarten achten.

Beispiel – kurzfristige Zinsen

Der Fliesenleger Uwe Stein hat die Quartalsabrechnung seiner Bank erhalten. Zum 31.03.2015 sind dabei folgende Einzelposten angefallen:

- Guthabenzinsen                      2,05 €

- Überziehungszinsen                7,93 €

- Kontoführungsgebühren         17,50 €

Das Bankkonto von Herrn Stein wird mit dem Saldo der drei Posten in Höhe von 23,38 € am 02.04.2015 belastet.

Lösung:

Bei der Buchung der vier Beträge müssen Sie an das Saldierungsverbot denken, das Sie im Kapitel A, Lektion 6, „Gesetzliche Auflagen der Aufzeichnungen“ kennengelernt haben.

Sie dürfen die Zinseinnahmen mit den Zinsausgaben nicht gegenseitig verrechnen und nur den Differenzbetrag (Saldo) buchen.

Die korrekten Buchungen sehen so aus:

02.04.2015 (Betriebsausgabe)

SollkontoHabenkonto
Zinsaufwendungen (kurzfristig)
Kosten Geldverkehr
7,93
17,50
Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
25,43

02.04.2015 (keine Betriebseinnahme)

SollkontoHabenkonto
Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
2,05Zinserträge2,05

Der Betrag, der sich aus den beiden Buchungen auf dem Konto „Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam“ ergibt, entspricht dem Betrag, der auf dem Bankkonto belastet wurde: 23,38 €.

SVerrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
H
02.04.
Saldo
2,05
23,38
02.04.25,43
Summe25,43Summe25,43

Würde man die Guthaben- und Überziehungszinsen miteinander verrechnen und nur den Differenzbetrag von 5,88 € buchen (7,93 € - 2,05 €) würde sich zwar am Ergebnis nichts ändern, trotzdem stellt dies einen Verstoß gegen die gesetzlichen Auflagen der ordnungsmäßigen Buchführung dar.

02.04.2015 (Achtung! Falsche Buchung!)

SollkontoHabenkonto
Zinsaufwendungen (kurzfristig)
Kosten Geldverkehr
5,88
17,50
Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
23,38

Vertiefung

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Säumnis- und Verspätungszuschläge

Die beiden Arten der Zuschläge sollen in der Praxis unbedingt voneinander unterschieden werden, da sie auf unterschiedliche Konten zu buchen sind.


Zuschlagarten


Beschreibung


Konto

Verspätungszuschläge

Sie werden erhoben im Falle einer verspäteten Abgabe von Steuererklärungen. Mit Zwangsgeldern werden Steuerpflichtige bewogen, etwas Bestimmtes zu tun oder zu unterlassen.


Verspätungszuschläge

Säumniszuschläge
und Zinsen (Stundungszinsen)


Sie werden erhoben im Falle einer verspäteten Zahlung.


Zinsähnliche Aufwendungen

Berechnet Ihnen eine Behörde Kosten und Gebühren für ein Tätigwerden der Verwaltung sowie dadurch entstandene Auslagen, buchen Sie diese auf dem Konto „Sonstige Abgaben“.

Beispiel – Säumniszuschlag

Der Fliesenleger Uwe Stein hat die USt.-Voranmeldung für das 2. Quartal 2015 am 10.07.2015 per Elster übermittelt. Die USt-Zahllast in Höhe von 863,75 € hat er allerdings verspätet am 22.07.2015 überwiesen. Das Finanzamt hat  für die verspätete Zahlung einen Säumniszuschlag in Höhe von 1% der Steuerschuld (auf volle Euro gerundet) also 8 € verhängt.

Den Säumniszuschlag überwies  Uwe Stein am 28.08.2015.

28.08.2015 (Betriebsausgabe)

SollkontoHabenkonto
Zinsähnliche Aufwendungen8,00Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
8,00