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Buchführen-lernen - Lektion 24 - Buchungskreislauf mit T-Konten

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Buchführen-lernen

Lektion 24 - Buchungskreislauf mit T-Konten

Video: Lektion 24 - Buchungskreislauf mit T-Konten

In der Lektion 23 haben Sie die Fähigkeit erworben, Einnahmen und Ausgaben auf T-Konten zu buchen. Was Sie noch unbedingt über die T-Konten wissen müssen, ist in den nachfolgenden  7 Punkten zusammengefasst:

  1. T-Konten werden zum Anfang eines Wirtschaftsjahres bzw. zu dem Zeitpunkt angelegt, zu dem die erste Buchung auf das jeweilige Konto ansteht.
  2. Gleichartige Geschäftsvorfälle, z.B. Verkauf von Waren, Anschaffung von Bürobedarf, Bezahlung einer Telefonrechnung werden immer auf den gleichen (selben) T-Konten gebucht.
  3. Ein T-Konto ist unbeschränkt „lang“. Es nimmt alle Geschäftsvorfälle eines Wirtschaftsjahres unabhängig von ihrer Anzahl auf.
  4. Am Ende des Wirtschaftsjahres werden die T-Konten durch sog. „Summen- und Saldenbildung“ abgeschlossen.
  5. Die ermittelten Salden fließen in die Formel für die Gewinnermittlung ein:
    Summe der Einnahmen
    -  Summe der Ausgaben
    Gewinn oder Verlust
  6. Der Saldo aus dem Abschluss des „Verrechnungskontos EÜR“ ist identisch mit dem Ergebnis aus Punkt 5.
  7. Im Folgejahr werden die T-Konten neu angelegt (siehe Pkt. 1). T-Konten für Betriebseinnahmen und – ausgaben beinhalten keine Vorträge aus dem Vorjahr. Sie nehmen  ausschließlich die Buchungen des laufenden Jahres auf.

Zu 1

T-Konten werden zum Anfang eines Wirtschaftsjahres bzw. zu dem Zeitpunkt angelegt, zu dem die erste Buchung auf das jeweilige Konto ansteht.

Beispiel

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Am 15.06.2015 kaufen Sie zum ersten Mal im Wirtschaftsjahr 2015 einen Vorrat an Büromaterial für 35,00 € zzgl. 6,65 € USt.

Das Betriebsausgabenkonto „Bürobedarf“ wird also erst am 15.06.2015 aufgrund dieses Geschäftsvorfalls angelegt. Das Konto „Vorsteuer 19%“, das im Zusammenhang mit den meisten Eingangsbelegen bereits vom ersten Tag des WJ an gebraucht wird, haben Sie natürlich schon viel früher angelegt. Die gleiche Aussage betrifft das Konto „Verrechnungskonto EÜR“. Auch dieses Konto wird als eines der ersten Konten gleich zu Beginn des WJ benötigt. In der Darstellung der T-Konten unten sind die früheren Zeiträume ohne konkrete Angaben ausgepunktet dargestellt.

SBürobedarfH
15.06.35,00  
SVerrechnungskonto EÜRH
............
  15.06.41,65
SVorsteuer 19%H
............
15.06.6,65  
 

Und falls Sie ein Kleinunternehmer im Sinne §19 UStG wären....
würden Sie nur zwei T-Konten für diesen Geschäftsvorfall benötigen.

SBürobedarfH
15.06.41,65  
SVerrechnungskonto EÜRH
............
  15.06.41,65

Zu 2

Gleichartige Geschäftsvorfälle, z.B. Verkauf von Waren, Anschaffung von Bürobedarf, Bezahlung einer Telefonrechnung werden immer auf den gleichen (selben) T-Konten gebucht.

Es ist ein materieller Fehler (siehe Lektion 6), verschiedenartige Geschäftsvorfälle auf ein Konto  bzw. gleichartige Geschäftsvorfälle auf verschiede Konten zu buchen.

Beispiel

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Beispiel 1

Die Architektin Petra Keller kauft am 01.10.2015 Briefmarken für 5,80 € und bucht die Anschaffung auf dem Konto „Porto“.
Am 03.10.2015 werden von ihrem Bankkonto die Telefongebühren in Höhe von 89,32 € inkl. 19% VSt. (14,26 €) abgebucht.
Frau Keller bucht beide Geschäftsvorfälle auf das Konto „Porto“!

Das stellt einen materiellen – sachlichen – Fehler dar.

Nur die Konten „Vorsteuer 19%“ und „Verrechnungskonto EÜR“ sind korrekt bebucht.

SPortoH
......  
01.10.5,80
03.10.75,06
SVerrechnungskonto EÜRH
............
  01.10.5,80
  03.10.89,32
SVorsteuer 19%H
............
03.10.14,26
 

Beispiel

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Beispiel 2

Der Fliesenleger Uwe Stein bezahlt am  01.03.2015  die Pacht für seine Werkstatt in Höhe von 820,00 € zzgl. VSt. 19% (155,80 €), gesamt 975,80 € per Banküberweisung und bucht den Betrag auf dem Konto „Pacht“.
Im Monat April nimmt er aus dem gleichen Anlass die gleiche Buchung vor. Diesmal bucht er die Pacht auf dem Konto „Sonstige Raumkosten“.

Das stellt einen materiellen – sachlichen – Fehler dar.

Die Konten Vorsteuer und Verrechnungskonto sind in beiden Monaten korrekt bebucht.

SPachtH
......
01.03.820,00
SVerrechnungskonto EÜRH
............
......01.03.975,80
............
01.04.975,80
SSonstige RaumkostenH
............
01.04.820,00
SVorsteuer 19%H
............
01.03.155,80
............
01.04.155,80

Zu 3

Ein T-Konto ist unbeschränkt „lang“. Es nimmt alle Geschäftsvorfälle eines Wirtschaftsjahres auf, unabhängig von ihrer Anzahl.

Es gibt Konten, die im Laufe eines Wirtschaftsjahres nur sehr wenige Buchungen enthalten. Dazu gehören:

  • Kfz-Steuer – wird in der Regel nur 1 Mal im Jahr gebucht (bei 2 Fahrzeugen 2x, bei 3 Fahrzeugen 3x etc.)
  • Beiträge (Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer) – werden in der Regel nur 1 mal m Jahr gebucht
  • Versicherungen – abhängig von der Vereinbarung in der Versicherungspolice: jährlich (1x), vierteljährlich (4x) oder monatlich (12x) im Jahr
  • Telefongebühren, Miete, Pacht, Abschläge für Energie etc. - werden in Regel 12 mal im Jahr gebucht
  • und so weiter

Einige wenige Konten werden aber mit hunderten, wenn nicht sogar tausenden von Buchungssätzen befüllt. Zu diesen Konten gehören in erster Linie:

  • das Verrechnungskonto EÜR
  • die Vorsteuer- und die Umsatzsteuerkonten

Zu Zeiten, als die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle noch komplett nur auf Papier  stattfand, wurden die besonders langen T-Konten auf jeden Fall nicht einmal pro Jahr, sondern einmal pro Monat neu angelegt. In jedem weiteren Monat des Wirtschaftsjahres enthielten sie dann nur Summenvorträge aus dem Vormonat, zu denen die lfd. Buchungen des aktuellen Monats dazu kamen.
Wie Sie Summen, Salden und Summenvorträge ermitteln, erfahren Sie unter Pkt. 4.
Der Einsatz der Buchführungssoftware hat die Darstellung und die Logik der T-Konten beibehalten, macht es jedoch möglich, dass die Konten ohne zusätzlichen Aufwand zu einem beliebigen Zeitpunkt (also auch mitten im Monat) ausgewertet werden können.

Zu 4

Am Ende des Wirtschaftsjahres werden die T-Konten durch sog. „Summen- und Saldenbildung“ abgeschlossen.

Am Ende des Wirtschaftsjahres müssen die Ergebnisse der Konten zum Zwecke der Gewinnermittlung ausgewertet werden. Die Konten müssen – wie man es in Fachsprache sagt – abgeschlossen werden. Der Abschluss vollzieht sich in drei Schritten. Um dies darzustellen, habe ich das Konto „Reparaturen“ als Beispiel genommen.

Ausgangssituation

Auf dem Konto „Reparaturen“ wurden im Laufe des Jahres 5 Buchungen aufgezeichnet.
Die Buchung mit dem Datum 13.02.2015 auf der Haben-Seite bedeutet eine Minderung des Reparaturaufwands aufgrund einer Rechnungskorrektur.

SReparaturenH
08.02.320,7513.02.71,20
15.06.130,95  
23.08.420,96  
01.12.36,50  
    

Schritt 1 beim Abschluss eines T-Kontos

Unterhalb der letzten Eintragung wird eine freie Zeile gelassen und darunter ein horizontaler Abschlussstrich gezogen:

SReparaturenH
08.02.320,7513.02.71,20
15.06.130,95
23.08.420,96
01.12.36,50

Schritt 2 beim Abschluss eines T-Kontos

Die Summen der beiden Kontoseiten werden errechnet und miteinander verglichen. Die größere Summe wird unterhalb des horizontalen Strichs auf beiden Kontoseiten eingetragen:

SReparaturenH
08.02.320,7513.02.71,20
15.06.130,95
23.08.420,96
01.12.36,50
Summe909,16Summe909,16

Schritt 3 beim Abschluss eines T-Kontos

Auf einer Seite ergibt sich dadurch automatisch ein Differenzbetrag – der Saldo. Der Saldo wird in die leer gelassene Zeile eingetragen, so dass die summierten Beträge beider Kontoseiten tatsächlich die gleichen Summen ergeben:

SReparaturenH
08.02.320,7513.02.71,20
15.06.130,95Saldo837,96
23.08.420,96
01.12.36,50
Summe909,16Summe909,16

Der Saldo entspricht der tatsächlichen Höhe der Reparaturkosten, die im Jahr 2015 entstanden sind.
Der Betrag von 837,96 € geht in die Summe der Betriebsausgaben des Jahres 2015 ein und beeinflusst in dieser Höhe die Gewinnermittlung.

Beispiel

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Hier die Abbildung mehrerer T-Konten für Betriebseinnahmen und –ausgaben. Da die Darstellung einzelner Buchungen auf den Konten zum einen aufwändig wäre und zum anderen Ihnen das Nachvollziehen des Abschlusses erschweren würde, sind diese Einzelbuchungen als sog. Jahresverkehrszahlen (JVZ), also Summen aller Einzelbuchungen, dargestellt.

Ausgangssituation
Ausgangssituation
Abschluss der Konten durch Summen- und Saldenbildung
Abschluss der Konten durch Summen- und Saldenbildung

Zu 5

Die ermittelten Salden beider Kontenarten  werden summiert

Salden der Betriebsausgabenkonten:
Pacht9.840,00 €
Löhne19.200,00 €
Reparaturen837,96 €
Vorsteuer 19%2.028,81 €
Summe Betriebsausgaben31.906,77 €
Salden der Betriebseinnahmenkonten:
Erlöse85.069,70 €
Zinserträge86,20 €
Umsatzsteuer 19%16.163,25 €
Summe Betriebseinnahmen101.319,15 €

Die summierten Betriebsausgaben und –einnahmen fließen jetzt in die Gewinnermittlungsformel ein:

Summe der Einnahmen101.319,15
-  Summe der Ausgaben- 31.906,77
=  Gewinn69.412,38

Falls die Summe der Salden aus den Betriebsausgabenkonten größer wäre als die Summe der Salden aus den Betriebseinnahmenkonten, würde sich aus dem Abschluss ein Verlust ergeben.

Zu 6

Der Saldo aus Abschluss des „Verrechnungskontos EÜR“ ist identisch mit dem Ergebnis lt. Pkt. 5.

Zum gleichen Ergebnis wie beim Pkt. 5 kommt man, wenn das „Verrechnungskonto EÜR“ mit Summen- und Saldobildung abgeschlossen wird.

Hierzu sehen Sie sich erneut die Buchungen aus dem Beispiel unter Pkt. 4 an.

In diesem Beispiel wurde das Gegenkonto „Verrechnungskonto EÜR“ vorerst nicht dargestellt, obwohl es selbstverständlich ist, dass sie für jede einzelne Buchung als Gegenkonto zur Verfügung stand.

Das „Verrechnungskonto EÜR“ passend zum Beispiel sieht so aus:

SVerrechnungskonto EÜRH
JVZ Reparaturen inkl. 19% VSt.84,73JVZ Pacht inkl. 19% VSt.11.709,60
JVZ Erlöse inkl. 19% USt.103.232,85JVZ Löhne19,200,00
JVZ Zinserträge86,20JVZ Reparaturen inkl. 19% VSt.1.081,90
JVZ Erlöse inkl. 19% USt.1.999,91
Saldo69.412,37
Summe103.403,78Summe103.403,78

* Es handelt sich um eine Rundungsdifferenz aus den Berechnungen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer, die ignoriert wird.

Beim Nachvollziehen bzw. Nachrechnen der dargestellten Beträge denken Sie daran, dass diese auf dem Verrechnungskonto EÜR immer brutto, also inkl. Vorsteuer (bei Betriebsausgaben, wenn überhaupt relevant) bzw. inkl. Umsatzsteuer (bei Betriebseinnahmen, wenn überhaupt relevant) gebucht werden.

Die doppelte Ermittlung des gleichen Ergebnisses ist der erste Garant der Korrektheit Ihrer Buchführung. Sollten Sie bei der Ermittlung der Ergebnisse auf den beiden Wegen unterschiedliche Werte erhalten, ist das ein Hinweis auf einen Buchungsfehler. Ihre Aufgabe ist dann, diesen Fehler zu finden und zu bereinigen.

Zu 7

Im Folgejahr werden die T-Konten neu angelegt (siehe Pkt. 1).

Im Folgejahr werden alle relevanten Konten neu angelegt. Relevant sind nur die Konten, die für die laufend entstehenden Geschäftsvorfälle benötigt werden. Die neuen T-Konten haben keine Vorträge aus dem Vorjahr.
Die Schritte 1 bis 7 wiederholen sich in jedem Wirtschaftsjahr.