Mit allen bisherigen Informationen haben Sie eine gute Grundlage bekommen, um die erste konkrete und praxisrelevante Aufgabe selbständig zu übernehmen. In diesem Kapitel werden Sie nämlich lernen und üben, wie man ein Kassenbuch führt. Obwohl die Buchführung heutzutage in der Regel mit Hilfe einer Software erledigt wird, werden Kassenbücher meistens handschriftlich geführt.
Vertiefung
Tipp für die Praxis
Es ist möglich, gedruckte Kassenbuchhefte im Schreibwarenhandel zu kaufen. Diese sind aber in der Regel etwas teuer und zum Teil nicht mehr zeitgemäß aufbereitet. Viele dieser Kassenbuchhefte enthalten überflüssige Spalten z.B. für Angaben über die Höhe der Umsatzsteuer (USt.), die in den Belegen ausgewiesen ist. Wenn Ihre Buchführung EDV-gestützt erledigt wird und Sie lediglich das Kassenbuch manuell führen, können Sie auf die handschriftlichen Einträge über die Höhe die USt. im Kassenbuch ruhig verzichten. Das manuell geführte Kassenbuch muss ohnehin erneut in die Buchhaltungssoftware eingepflegt werden. Erst bei diesem Vorgang ist die Umsatzsteuer zu beachten.
Die Kosten für ein teures Kassenbuchheft können Sie sparen, indem Sie in einem beliebigen Texteditor (OpenOfficeWrite, Microsoft Word etc.) einfach eine Tabelle mit Spalten und Zeilen definieren, die alle notwendigen Elemente einer Aufzeichnung berücksichtigt.
Ein Kassenbuch ist nichts anderes als eine Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, bei denen das bare Geld die Hauptrolle spielt. Außer den fünf Elementen einer vollständigen Aufzeichnung, sind beim Führen des Kassenbuchs besondere gesetzliche Auflagen zu beachten:
- Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.
- Der Bestand des Geldes in der Kasse muss täglich mit dem rechnerischen Bestand (Saldo) im Kassenbuch übereinstimmen (sog. Kassensturz).
- Ergeben sich dabei Differenzen, sind diese ihrer Ursache nach zu prüfen und entsprechend zu vermerken (z.B. Fehlbetrag wegen Irrtum beim Wechselgeld).
- Für alle Kassenbewegungen (Einnahmen / Ausgaben) müssen lückenlos Belege vorliegen.
- Die Belege müssen sich zu den Eintragungen im Kassenbuch jederzeit zuordnen lassen. Dazu wird in der Regel eine fortlaufende Nummerierung der Belege vorgenommen.
- Das Kassenbuch darf nicht mit einem Bleistift geführt werden.
- Falls unrichtige Einträge durchgestrichen werden, muss der ursprüngliche Inhalt trotzdem lesbar bleiben.
Kassenbücher werden in Regel als monatliche Abrechnungen geführt. Es spricht aber nichts dagegen, dass man ein Kassenbuch als Tages,- Wochen-, Quartals- oder sogar Jahresabrechnung führt. Die Festlegung des zeitlichen Rhythmus hängt einfach vom Belegaufkommen ab.
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