In allen Beispielen dieses Kurses, insofern es sich nicht um eine Bar-, Scheck-, Kreditkartenzahlung oder eine Abbuchung bzw. sofortige Überweisung gehandelt hat, wurden die Eingangsrechnungen gegen das Konto „Verbindlichkeiten LuL“ und die Ausgangsrechnungen gegen das Konto „Forderungen LuL“ gebucht.
Bei den beiden Konten handelt es sich um sog. Sammelkonten, die eine genauere Auswertung
- wie viel Geld Sie einem bestimmten Lieferanten schulden und welche Zahlungsfristen zu beachten sind bzw.
- wie viel Geld Sie von einem bestimmten Kunden erhalten werden und ab wann der Kunde evtl. angemahnt werden darf
nicht möglich machen.
In der Praxis ist ein solcher (wenn auch buchhalterisch korrekter) Umgang mit Eingangs- und Ausgangsrechnung nicht optimal. Insbesondere bei hohem Belegaufkommen wollen Sie sicherlich jederzeit
- die genaue Höhe und die Fälligkeit Ihrer eigenen Schulden gegenüber konkreten Lieferanten und auch
- die genaue Höhe und Fälligkeit Ihrer Forderungen gegenüber konkreten Kunden
wissen. Dieses Ziel ist ganz leicht zu erreichen, indem Sie anstatt auf die Sammelkonten zu buchen, Personenkonten verwenden:
- Kreditorenkonten (Kreditor = Lieferant) für die Eingangsrechnungen und
- Debitorenkonten (Debitor = Kunde ) für die Ausgangsrechnungen.
Buchen auf Kreditorenkonten
Ein Kreditorenkonto trägt neben einer meist 5-stelligen Kontonummer den vollständigen Namen des Lieferanten. Das Konto „verhält“ sich wie ein typisches Verbindlichkeitskonto, mit
- Mehrungen im Haben und
- Minderungen im Soll.
Beispiel
Schräuble GmbH bucht alle Eingangsrechnungen des Rohstofflieferanten Plastics AG auf das Kreditorenkonto mit dem gleichen Namen. Im Januar des Jahres 2 gibt es keine offenen Rechnungen gegenüber dem Lieferanten aus dem Vorjahr.
Folgende drei Eingangsrechnungen wurden im Monat Januar auf das Kreditorenkonto gebucht:
05.01.xxx2 Eingangsrechnung
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Einkauf RHB | 13.200,00 | Plastics AG | 15.708,00 |
| Vorsteuer 19% | 2.508,00 | ||
11.01.xxx2 Eingangsrechnung
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Einkauf RHB | 7.950,60 | Plastics | 9.461,21 |
| Vorsteuer 19% | 1.510,61 | ||
16.01.xxx2 Eingangsrechnung
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Einkauf RHB | 9.863,20 | Plastics | 11.737,21 |
| Vorsteuer 19% | 1.874,01 | ||
Nach den drei Buchungen ergibt sich auf den Kreditorenkonto „Plastics AG“ folgendes Bild:
| ||||||||||||||||||
Dank dieser Vorgehensweise ist es möglich, zu jedem beliebigen Zeitpunkt die Höhe der Schulden jedem einzelnen Lieferanten gegenüber genau zu beziffern. Im Falle von Plastics AG beträgt die Summe aller offenen Rechnungen am 16.01.xxx2 Euro 36.904,42.
Am 18.01.xxx2 wird die erste Rechnung an Plastics AG überwiesen:
18.01.xxx2 Banküberweisung
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Plastics | 15.708,00 | Bank | 15.708,00 |
Nach dieser Buchung verändert sich das Bild – und der Saldo – auf dem Kreditorenkonto:
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Der aktueller Saldo, sprich die Höhe der noch offen stehen Rechnungen von Plastics AG, beträgt 21.198,42 €.
Buchen auf Debitorenkonten
Ein Debitorenkonto trägt neben einer ebenfalls meistens 5-stelligen Kontonummer den vollständigen Namen des Kunden. Das Konto „verhält“ sich wie ein typisches Forderungskonto, mit
- Mehrungen im Soll und
- Minderungen im Haben.
Beispiel
Schräuble GmbH bucht alle Ausgangsrechnungen an den Kunden BWM AG auf das Debitorenkonto mit dem gleichen Namen. Aus dem Vorjahr gibt es noch eine offene Rechnung in Höhe von 10.580,00 €.
Folgende zwei Ausgangsrechnungen wurden im Monat Januar gegen das Debitorenkonto gebucht:
07.01.xxx2 Ausgangsrechnung
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| BWM AG | 65.850,50 | Erlöse Warenverkauf | 55.336,55 |
| Umsatzsteur 19% | 10.513,95 | ||
17.01.xxx2 Ausgangsrechnung
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| BWM AG | 35.630,00 | Erlöse Warenverkauf | 29.941,18 |
| Umsatzsteuer 19% | 5.688,82 | ||
Nach den zwei Buchungen ergibt sich auf dem Debitorenkonto „BWM AG“ folgendes Bild mit einem vorläufigen Saldo in Höhe von 112.060,50 €.
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Dank dieser Vorgehensweise ist es möglich, zu jedem beliebigen Zeitpunkt die Höhe der Forderungen jedem einzelnen Kunden gegenüber genau zu beziffern.
Im Falle von BWM AG beträgt die Summe aller offenen Rechnungen zum 17.01.xxx2 Euro 112.060,50.
Am 21.01.xxx2 hat BWM AG zwei Rechnungen per Überweisung auf einmal beglichen.
21.01.xxx2 Bankgutschrift
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Bank | 76.430,50 | BWM AG | 76.430,50 |
Auf den T-Konto BWM AG ergibt sich danach folgendes Bild
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Der aktuelle Saldo, sprich die Höhe der noch offen stehen Rechnungen an BWM AG, beträgt jetzt 35.630,00 €.
Obwohl das Führen und Bebuchen von Personenkonten in der Realität eine sehr wichtige Rolle spielt, werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus Vereinfachungsgründen in diesem Kurs nach wie vor auf den Sammelkonten „Verbindlichkeiten LuL“ und „Forderungen LuL“ gebucht.
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