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Buchführen-lernen - Reisekosten – Übernachtung

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Buchführen-lernen

Reisekosten – Übernachtung

Die Übernachtungskosten werden in ihrer tatsächlichen Höhe auf der Grundlage von Hotelrechnungen auf dem Konto „Reisekosten (Übernachtung)“ gebucht. Der Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn die Rechnung auf das Unternehmen und nicht auf die übernachtende Person ausgestellt ist.

Seit dem 01.01.2010 gilt für die Hotelübernachtungen der ermäßigte Steuersatz von 7%.

Beinhaltet die Übernachtung auch das Frühstück, unterliegt dieses allerdings der 19%en Umsatzsteuer. Enthält die Hotelrechnung tatsächlich die Frühstückskosten (offen ausgewiesen), dürfen diese den betrieblichen Gewinn nicht schmälern und nicht als Betriebsausgaben gebucht werden. Das gleiche betrifft den auf sie entfallenden Anteil der Vorsteuer. Beide Beträge werden auf dem Konto „Nicht abzugsfähige Kosten“ gebucht (Achtung! Im Falle von Übernachtungskosten Ihrer Arbeitnehmer gelten andere Regel!).

Vertiefung

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Tipp für die Praxis

Werden auf der Hotelrechnung das Frühstück und sonstige Hotelleistungen als „Business Package“ bezeichnet, dürfen Sie die Rechnung in voller Höhe als Betriebsausgabe buchen, müssen aber den Ihnen zustehenden Verpflegungsmehraufwand um 4,80 € pauschal pro Nacht kürzen.

Beispiel

Die Architektin Petra Keller besucht vom 04.05. bis zum 07.05. eine Fachmesse in Frankfurt.
Sie übernachtet vor Ort und erhält vom Hotel folgende auf den 07.05.2015 datierte Rechnung, die sie mit der Kreditkarte begleicht:

3 Übernachtungen ohne Frühstück330,00 €
zzgl. 7% USt.23,10 €
Rechnungsbetrag brutto353,10 €

Lösung:

Da es sich aus der Rechnung eindeutig ergibt, dass im Rahmen der Übernachtung kein Frühstück im Hotel stattfand, ist die Rechnung in voller Höhe als Betriebsausgabe mit Vorsteuerabzug zu buchen.

07.05.2015 (Betriebsausgabe)

SollkontoHabenkonto
Reisekosten (Übernachtung)
Vorsteuer 7%
330,00
23,10
Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
353,10

Beispiel – Abwandlung 1

Die Architektin Petra Keller besucht vom 04.05. bis zum 07.05. eine Fachmesse in Frankfurt.
Sie verlässt die Wohnung am 04.05. um 5 Uhr in der Früh und kehrt am 07.05. um 23 Uhr zurück.
In Frankfurt übernachtet sie im Hotel und erhält folgende auf den 07.05.2015 datierte Rechnung, die sie mit der Kreditkarte begleicht:

3 Übernachtungen330,00 €
zzgl. 7% USt.23,10 €
3 Frühstück45,00 €
zzgl. 19% USt.8,55 €
Rechnungsbetrag brutto406,65 €

Lösung:

Das Frühstück (inkl. Vorsteuer) stellt die Kosten der privaten Lebensführung dar und darf nicht als Betriebsausgabe gebucht werden. Vielmehr sind die Frühstückskosten bereits in dem  Verpflegungsmehraufwand abgegolten, der Frau Keller für die 4-tägige Reise zusteht.

Die Verpflegung wird wie folgt ermittelt:

04.05. Abwesenheitsdauer (von 5 Uhr bis 24 Uhr  >  14 Std. )12 €
05.05. Abwesenheitsdauer  24 Std.24 €
06.05. Abwesenheitsdauer  24 Std.24 €
07.05. Abwesenheitsdauer (von 0 Uhr bis 23 Uhr  >  14 Std.)12 €
Verpflegung gesamt72 €

07.05.2015 (Verpflegung + teilweise Hotelkosten = Betriebsausgabe)

Sollkonto

Habenkonto

Reisekosten (Übernachtung)
Vorsteuer 7%
Reisekosten (Verpflegung)
330,00
23,10
72,00
Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
425,10

07.05.2015 (Privatentnahme – Frühstück inkl. USt)

SollkontoHabenkonto
Nicht abzugsfähige Kosten53,55Verrechnungskonto EÜR
nicht erfolgswirksam
53,55

Beispiel – Abwandlung 2

Die Architektin Petra Keller besucht vom 04.05. bis zum 07.05. eine Fachmesse in Frankfurt.
Sie verlässt die Wohnung am 04.05. um 5 Uhr früh und kehrt zurück am 07.05. um 23 Uhr.
In Frankfurt übernachtet Sie im Hotel und erhält folgende auf den 07.05.2015 datierte Rechnung, die sie mit der Kreditkarte begleicht:

3 Übernachtungen330,00 €
zzgl. 7% USt.23,10 €
Business Pauschale50,00 €
zzgl. 19% USt.9,50 €
Rechnungsbetrag netto385,00 €
Summe USt.32,60 €
Rechnungsbetrag brutto417,60 €

Lösung:

Die Hotelrechnung darf in voller Höhe als Betriebsausgabe mit Vorsteuerabzug gebucht werden. Da sich jedoch unter der Business Pauschale theoretisch auch das Frühstück „verstecken“ kann, muss die  Verpflegungspauschale pro Nacht um 4,80 € gekürzt werden.

3 Nächte x 4,80 € = 14,40 €
Verpflegungsaufwand 72,00 € abzgl. 14,40 € = 57,60 €

07.05.2015 (Betriebsausgabe)

SollkontoHabenkonto
Reisekosten (Übernachtung)
Vorsteuer 7%
Reisekosten (Übernachtung)
Vorsteuer 19%
Reisekosten (Verpflegung)
330,00
23,10
50,00
9,50
57,60
Verrechnungskonto EÜR
erfolgswirksam
470,20