Die Übernachtungskosten werden in ihrer tatsächlichen Höhe auf der Grundlage von Hotelrechnungen auf dem Konto „Reisekosten (Übernachtung)“ gebucht. Der Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn die Rechnung auf das Unternehmen und nicht auf die übernachtende Person ausgestellt ist.
Seit dem 01.01.2010 gilt für die Hotelübernachtungen der ermäßigte Steuersatz von 7%.
Beinhaltet die Übernachtung auch das Frühstück, unterliegt dieses allerdings der 19%en Umsatzsteuer. Enthält die Hotelrechnung tatsächlich die Frühstückskosten (offen ausgewiesen), dürfen diese den betrieblichen Gewinn nicht schmälern und nicht als Betriebsausgaben gebucht werden. Das gleiche betrifft den auf sie entfallenden Anteil der Vorsteuer. Beide Beträge werden auf dem Konto „Nicht abzugsfähige Kosten“ gebucht (Achtung! Im Falle von Übernachtungskosten Ihrer Arbeitnehmer gelten andere Regel!).
Vertiefung
Tipp für die Praxis
Werden auf der Hotelrechnung das Frühstück und sonstige Hotelleistungen als „Business Package“ bezeichnet, dürfen Sie die Rechnung in voller Höhe als Betriebsausgabe buchen, müssen aber den Ihnen zustehenden Verpflegungsmehraufwand um 4,80 € pauschal pro Nacht kürzen.
Beispiel
Die Architektin Petra Keller besucht vom 04.05. bis zum 07.05. eine Fachmesse in Frankfurt.
Sie übernachtet vor Ort und erhält vom Hotel folgende auf den 07.05.xxx2 datierte Rechnung, die sie mit der Kreditkarte begleicht:
| 3 Übernachtungen ohne Frühstück | 330,00 € |
| zzgl. 7% USt. | 23,10 € |
| Rechnungsbetrag brutto | 353,10 € |
Lösung:
Da es sich aus der Rechnung eindeutig ergibt, dass im Rahmen der Übernachtung kein Frühstück im Hotel stattfand, ist die Rechnung in voller Höhe als Betriebsausgabe mit Vorsteuerabzug zu buchen.
07.05.xxx2 (Betriebsausgabe)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Reisekosten (Übernachtung) Vorsteuer 7% | 330,00 23,10 | Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 353,10 |
Beispiel – Abwandlung 1
Die Architektin Petra Keller besucht vom 04.05. bis zum 07.05. eine Fachmesse in Frankfurt.
Sie verlässt die Wohnung am 04.05. um 5 Uhr in der Früh und kehrt am 07.05. um 23 Uhr zurück.
In Frankfurt übernachtet sie im Hotel und erhält folgende auf den 07.05.xxx2 datierte Rechnung, die sie mit der Kreditkarte begleicht:
| 3 Übernachtungen | 330,00 € |
| zzgl. 7% USt. | 23,10 € |
| 3 Frühstück | 45,00 € |
| zzgl. 19% USt. | 8,55 € |
| Rechnungsbetrag brutto | 406,65 € |
Lösung:
Das Frühstück (inkl. Vorsteuer) stellt die Kosten der privaten Lebensführung dar und darf nicht als Betriebsausgabe gebucht werden. Vielmehr sind die Frühstückskosten bereits in dem Verpflegungsmehraufwand abgegolten, der Frau Keller für die 4-tägige Reise zusteht.
Die Verpflegung wird wie folgt ermittelt:
| 04.05. Abwesenheitsdauer (von 5 Uhr bis 24 Uhr > 14 Std. ) | 14 € |
| 05.05. Abwesenheitsdauer 24 Std. | 28 € |
| 06.05. Abwesenheitsdauer 24 Std. | 28 € |
| 07.05. Abwesenheitsdauer (von 0 Uhr bis 23 Uhr > 14 Std.) | 14 € |
| Verpflegung gesamt | 84 € |
07.05.xxx2 (Verpflegung + teilweise Hotelkosten = Betriebsausgabe)
Sollkonto | Habenkonto | ||
| Reisekosten (Übernachtung) Vorsteuer 7% Reisekosten (Verpflegung) | 330,00 23,10 72,00 | Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 437,10 |
07.05.xxx2 (Privatentnahme – Frühstück inkl. USt)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Nicht abzugsfähige Kosten | 53,55 | Verrechnungskonto EÜR nicht erfolgswirksam | 53,55 |
Beispiel – Abwandlung 2
Die Architektin Petra Keller besucht vom 04.05. bis zum 07.05. eine Fachmesse in Frankfurt.
Sie verlässt die Wohnung am 04.05. um 5 Uhr früh und kehrt zurück am 07.05. um 23 Uhr.
In Frankfurt übernachtet Sie im Hotel und erhält folgende auf den 07.05.xxx2 datierte Rechnung, die sie mit der Kreditkarte begleicht:
| 3 Übernachtungen | 330,00 € |
| zzgl. 7% USt. | 23,10 € |
| Business Pauschale | 50,00 € |
| zzgl. 19% USt. | 9,50 € |
| Rechnungsbetrag netto | 380,00 € |
| Summe USt. | 32,60 € |
| Rechnungsbetrag brutto | 412,60 € |
Lösung:
Die Hotelrechnung darf in voller Höhe als Betriebsausgabe mit Vorsteuerabzug gebucht werden. Da sich jedoch unter der Business Pauschale theoretisch auch das Frühstück „verstecken“ kann, muss die Verpflegungspauschale pro Nacht um 5,60 € gekürzt werden.
3 Nächte x 5,60 € = 16,80 €
Verpflegungsaufwand 84,00 € abzgl. 16,80 € = 67,20 €
07.05.xxx2 (Betriebsausgabe)
| Sollkonto | Habenkonto | ||
| Reisekosten (Übernachtung) Vorsteuer 7% Reisekosten (Übernachtung) Vorsteuer 19% Reisekosten (Verpflegung) | 330,00 23,10 50,00 9,50 67,20 | Verrechnungskonto EÜR erfolgswirksam | 479,80 |
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